Considerado uma tendência mundial, o trabalho remoto tomou proporções inimagináveis nas últimas semanas.
No Brasil, onde somente cerca de 37% dos profissionais atua com home office, segundo a Catho, a necessidade de adoção de ferramentas para implantação do modelo de teletrabalho ficou evidente.
Na gestão de contratos, por exemplo, a continuidade da rotina depende, mais do que nunca, de novas práticas alinhadas à transformação digital.
De acordo com Aloisio Arbegaus, diretor Comercial e de Marketing da Teclógica, que desenvolve a plataforma de gestão de contratos InContract, quem já conta com soluções digitais para formalizar e ajustar documentações e contratos garante um passo à frente neste momento:
“Vimos, por exemplo, muitas empresas tendo que contratar serviços de aluguel de equipamentos para alocar as equipes em casa. A própria formalização desse tipo de contratação é desafiadora quando ainda ocorre analogicamente. É uma situação de risco: você não consegue agilizar o processo e perde tempo, enquanto quem atua em bases digitais realiza os trâmites em poucas horas”.
O adiamento da migração de processos para o meio digital é, segundo o executivo, resultado da dúvida dos negócios em relação à segurança e à legitimidade do documento formalizado nestas plataformas.
No entanto, enquanto no registro analógico o contrato não há rastreabilidade e se exige presença física para execução do processo, no ambiente virtual há histórico rastreável e armazenamento seguro, com acesso monitorado.
“É preciso salientar que plataformas desenvolvidas para este fim são projetadas levando em consideração as particularidades desse trabalho. Nem todo mundo tem acesso a tudo e há uma transparência em relação a diversas questões. A empresa poderá verificar histórico de versões de minutas/contratos, elaborar cláusulas padrão, e verificar o profissional responsável por possível alteração. Importante ressaltar ainda que a assinatura digital tem validade legal, da mesma forma que a autenticada em cartório”, explica o diretor.
Agilidade e mudança de comportamento
Ele acredita que a situação de isolamento pode impor mudanças que em breve serão incorporadas à rotina das pessoas:
“Nestes momentos muitos negócios estão percebendo a necessidade de se adequar à transformação digital. Acredito que as boas práticas adotadas no período de confinamento, tendem a ser incorporadas na rotina assim que retornarmos para os ambientes físicos das empresas”.
A incorporação da gestão online de contratos, vale para os negócios adequarem a rotina da empresa, visando compliance.
“Quando empresas passam a utilizar soluções como o InContract também realizam o mapeamento da rotina de gestão dos documentos. É comum que se perceba neste momento falhas de segurança e de práticas, que resultam em perda de contratos, prazos, multas e elevados custos”, comenta o executivo.
O custo do trabalho analógico
Para se ter uma dimensão do desafio, a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), estima que as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de documentos.
Além disso, 37% das fotocópias feitas nas empresas são desnecessárias.
Com a digitalização e a aplicação de ferramentas online, estes recursos são melhor aproveitados.
“Durante o isolamento ou em situações que impeçam a circulação das pessoas, o trabalho não é prejudicado, pois contratado e contratante formalizam negócios e ajustam propostas sem a necessidade de presença física”, reforça Aloísio.
