Gerenciar o ciclo de vida de um grande volume de contratos é uma tarefa que demanda muito tempo e organização.
Isto devido a enorme quantidade de cláusulas, prazos, aditivos, obrigações contratuais e vários outros fatores.
Por isso, muitas empresas acabam perdendo tempo e dinheiro para fazer um processo de Contract Lifecycle Management (CLM), que muitas vezes não é eficiente.
Com o objetivo de facilitar o dia a dia de quem faz essa gestão do ciclo de vida de contratos e ajudar organizações a terem maior controle e simplificar o processo de acordos, a 1Doc, plataforma da Softplan voltada a comunicação, atendimento e gestão documental, criou a 1Doc – Gestão de Contratos.
Ela foi desenvolvida para setores comerciais que vendem produtos e serviços de forma recorrente ou comercializam projetos, para setores de compras que gerenciam contratos e histórico de fornecedores, para setores jurídicos que desenvolvem contratos e analisam os acordos e também para setores de recursos humanos para processos de contratação e gestão de ativos totalmente web.
Com o software, é possível preparar, aditivar, comentar e gerenciar qualquer tipo de acordo, controlar e unificar toda a informação e o histórico de cada contrato, criar alertas e definir prazos, armazenar modelos através do banco de templates, assinar e solicitar assinaturas no padrão ICP-Brasil com ou sem certificado digital, além de extrair dados para B.I e analisar relatórios financeiros.
“Com o crescimento da empresa, tivemos que gerenciar centenas de contratos e começamos a buscar no mercado algum software que automatizasse e documentasse todos os processos. Não encontramos nada que atendesse às nossas demandas, e revendo como eram feitos os processos de alguns clientes dentro da nossa própria plataforma, percebemos que já tínhamos 80% de um novo produto desenvolvido. O melhor caminho para atender às nossas necessidades era fazer os 20% que faltavam, já que isso não só seria uma solução para os nossos problemas como também poderia se tornar um novo produto da 1Doc”, comenta Jéferson Castilhos, fundador da 1Doc.
A Companhia de Saneamento Básico de São Paulo (SABESP) é uma das clientes da plataforma de Gestão de Contratos.
Responsável pelo fornecimento de água, coleta e tratamento de esgotos de 371 municípios de São Paulo, a companhia planeja investir aproximadamente R$ 18,7 bilhões até 2023, com foco na ampliação da disponibilidade e segurança hídrica, sem prejuízo dos avanços conquistados nos índices de coleta e tratamento de esgotos.
A 1Doc foi contratada para fazer toda a assinatura digital e economizar tempo nos acordos internos e com fornecedores.
Como resultado, a SABESP conseguiu reduzir o tempo de assinaturas que era de 30 para 3 dias e conectou 1.284 usuários com informação unificada e rastreável.
