Por Janderson Reis, gerente de marketing e comercial da Softplan
Quando se fala em transformação digital, é automático pensar imediatamente no uso de tecnologia. Mas é importante entender que essa mudança vai muito além: mais do que usar aparelhos modernos e simplesmente tirar o papel da mesa, a digitalização serve como um meio para remodelar processos e trazer benefícios para toda a população. Principalmente em áreas como a gestão pública, onde é possível aumentar a eficiência administrativa, mudar as relações entre os cidadãos e seus governos e ampliar os mecanismos de transparência e cobrança aos governantes.
Em um ano atípico, marcado por uma pandemia, o propósito se tornou até maior. Com a quarentena, o processo de digitalização foi acelerado, e mostrou para muitas instituições que as atividades podiam ocorrer de maneira online, com mais eficiência e produtividade. A transformação digital passou a ser não mais uma possibilidade para o futuro, mas uma necessidade para continuar oferecendo serviços e atendimentos aos cidadãos.
Foi graças à tecnologia que o Brasil se tornou mais digital e não parou, e, por isso, hoje nós temos excelentes cases de órgãos públicos que conseguiram se modernizar, gerando menos custos e trazendo processos mais céleres e transparentes para a população. Em Santa Catarina nós temos dois ótimos exemplos de instituições que saíram na frente e trouxeram inúmeros benefícios para a sociedade: o Ministério Público de Santa Catarina (MP/SC), que em seis meses passou a ter praticamente 100% dos processos de forma digital, e a Prefeitura Municipal de Florianópolis (PMF), que hoje já permite a abertura de empresas em até 5 horas.
Como o MP/SC acelerou a jornada da transformação digital
Desde 2014, o Ministério Público de Santa Catarina usa o Sistema de Gestão de Processos Administrativos Digitais, desenvolvido pela Softplan, que há 30 anos desenvolve softwares para a gestão pública. Mas foi durante a pandemia, com a impossibilidade de manter os serviços presenciais e com grande parte dos servidores em regime de trabalho remoto, que o movimento para a transformação digital ganhou força e provocou uma inversão nos números: em janeiro de 2020, 98% dos processos administrativos e documentos ainda tramitavam em papel. Em julho, esse índice caiu para 4%, com 96% da operação completamente digitalizada. Enquanto em janeiro o número de processos físicos era de 1735, sendo 17 digitais, em setembro os processos digitais somaram 1827, sendo que só 24 foram físicos.
Para garantir o sucesso do projeto, foi necessário capacitar e sensibilizar os 4.405 servidores do MP – dos quais 3.772 já são usuários ativos no sistema. A Softplan teve um papel importante nessa etapa, dando suporte para o uso da plataforma, esclarecendo dúvidas operacionais, monitorando indicadores de desempenho e garantindo que a transformação estivesse transcorrendo de forma segura, eficaz e tranquila.
Isso significa muito mais eficiência, agilidade e transparência para o órgão, que hoje já tem mais de 70 atividades administrativas monitoradas pelo Sistema. A digitalização também trouxe economia de recursos, acesso dos servidores aos processos e documentos de qualquer lugar e diminuição do risco de danos e extravio de informações.
Florianópolis: a capital com a abertura
de empresas mais rápida do país
Graças ao programa Floripa Simples, desde agosto Florianópolis passou a ser a cidade com o processo de abertura de empresas mais rápido do país. A conquista veio de uma parceria entre a Prefeitura Municipal da cidade (PMF), a Junta Comercial de Santa Catarina (JUCESC) e a Softplan, que integraram seus sistemas para tornar todas as etapas, desde a consulta de viabilidade até a liberação do alvará de licença, totalmente digitais. Com isso, já é possível abrir um negócio na categoria de baixo risco em até 5 horas na capital catarinense. O tempo médio do país no segundo quadrimestre de 2020 foi de 2 dias e 21 horas.
Antes do lançamento do programa, os empresários precisavam ir presencialmente até a JUCESC, Prefeitura, Bombeiros e órgãos de meio ambiente para obter um alvará provisório que liberasse o funcionamento da empresa. Agora, o processo é todo digital: primeiro, é feita uma consulta de viabilidade na Junta Comercial, que já está integrada com o sistema da Prefeitura e verifica as informações sobre a viabilidade de abertura para o endereço requerido. Com o parecer favorável, inicia-se o processo de registro da empresa no site da Junta. Os dados também são todos integrados e enviados automaticamente para as demais instituições envolvidas. Cada órgão valida as informações e as relaciona com os requisitos de cada CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), que determina quais atividades são exercidas pela empresa, tudo de forma automática.
Se a documentação estiver em conformidade, em até cinco horas o registro é oficializado e o empreendedor recebe o CNPJ da empresa e autorização para emissão de notas fiscais. Todo este processo é para CNAEs de baixo risco, e que estejam autorizadas no Plano Diretor a viabilidade para instalação no endereço informado. O empreendedor recebe notificações das etapas por e-mail, o que anteriormente era feito presencialmente.
O projeto foi ainda mais importante por conta da pandemia, onde muitas pessoas precisaram se reinventar e começaram a empreender. A tecnologia, neste caso, foi peça-chave para ajudar os empresários a terem menos burocracias e conseguirem colocar seu negócio funcionando em pouco tempo.
Transformação digital: aproximando
os cidadãos do poder público
A transformação digital só faz sentido quando ela consegue mudar as relações entre os cidadãos e seus governos, ampliando os mecanismos de transparência e aproximando essas duas esferas. Automatizar os processos traz muitos benefícios em todas as pontas, como a redução de tempo nas tarefas diárias, desburocratização de serviços, economia de recursos naturais, humanos e financeiros, maior mensuração e visualização de resultados concretos. Mas o grande propósito da digitalização deve ser aumentar a eficiência da gestão pública, sempre buscando melhorias e aproximação com a população para que os governantes estejam cada vez mais conectados com seu verdadeiro propósito.
