Americana Inteligente é o projeto adotado pela cidade paulista que marca seu processo de transformação digital. Iniciada no último ano pela 1Doc, plataforma de processos digitais para entidades, a transição para o mundo virtual da cidade já evitou a impressão de 33 milhões de páginas. O Economia SC Drops conversou com Eduardo César Samogim Spilla, diretor da Unidade de Serviços Gerais da Prefeitura de Americana, para saber mais dessa transformação. Confira abaixo:
Como foi o processo de transformação digital da gestão pública?
Eduardo: Americana é uma cidade da RMC de Campinas, com 242.000 habitantes. Começamos a idealizar nosso projeto de transformação digital no final do ano de 2018, sabendo da enorme responsabilidade que estava em nossas mãos. Um projeto ousado, grande, complexo, mas não impossível de ser realizado. Ainda não tínhamos ideia de como seria. Nossa equipe tinha muitas dúvidas e, em 2019, iniciamos os estudos, levantamos as necessidades, visitamos algumas prefeituras que já tinham o processo implantado. A partir disso, elaboramos todo o descritivo do processo licitatório. Em janeiro de 2020, realizamos a licitação e a empresa vencedora foi a 1Doc Tecnologia. Após a assinatura do contrato, começamos a pôr em prática, ou seja, colocamos a “mão na massa” para fazer o projeto realmente acontecer. Fizemos a pré-implantação, divulgando e envolvendo todos os servidores. Configuramos a plataforma com os usuários, assuntos e tudo que era necessário para virar a chave. Marcamos os treinamentos presenciais para os dias 16 e 17/03/2020, e a “virada da chave” para 18/03/2020. Com tudo pronto, sem esperarmos, chegou a pandemia, e no dia 14/03/2020, vieram os decretos estaduais fechando portas, cancelando viagens, eventos, reuniões presenciais, enfim. Todo nosso planejamento foi por água abaixo. Tínhamos duas opções: abortar ou prosseguir com a implantação de forma remota. Optamos por encarar o desafio e implantar o projeto remotamente. Fomos o primeiro município do Brasil a implantar a plataforma de forma remota e o apoio da 1Doc foi fundamental nesse processo. Tivemos todo suporte e o acompanhamento on-line, com três CSs dedicados integralmente ao nosso projeto, de maneira que a implantação foi um sucesso. No dia 16/03/2020, “viramos a chave” e, a partir dessa data, começamos a gerar os documentos “natos digitais”. Hoje, o projeto Americana Inteligente já está com um ano e oito meses de operação e está sendo ampliado a todo tempo. A 1Doc tem sido parceira e nos incentiva a voar ainda mais alto.
Quais as principais diferenças e benefícios sentidos após esse processo?
Eduardo: Dentre as inúmeras diferenças e benefícios, a principal e mais radical delas é a eliminação do papel. Ao invés de utilizar o papel como meio de envio e recebimento das informações e de tramitação dos processos administrativos, passamos a fazer isso de maneira totalmente digital. Nossa mesa de trabalho passou a ser virtual. Isso fez com que todos os processos passassem a andar muito mais rapidamente. Com isso, houve redução no tempo de tramitação em praticamente todos os nossos fluxos de trabalho. O ganho em eficiência é gigantesco. Além da eliminação do papel e da celeridade nos fluxos internos, tivemos uma enorme redução nos custos operacionais. Deixamos de imprimir mais de 33 milhões de páginas, gerando uma economia aproximada de R $3,1 milhões somente em papel, fora os demais custos indiretos. Muito dinheiro economizado. O retorno obtido é muitas vezes maior do que o investimento feito. O município ganhou imensamente com o projeto Americana Inteligente. Além disso, tem a questão ambiental. O projeto é altamente sustentável e contribui imensamente com o meio ambiente. Com o papel economizado, foram poupadas cerca de 3.300 árvores, sendo possível construir um belo bosque arborizado. O papel que deixamos de utilizar corresponde a 66.000 resmas de sulfite e a 158 toneladas de papel. Levando em consideração que, para se produzir um 1Kg de papel, é consumido cerca de 540 litros de água, contribuímos para que fossem deixados de utilizar cerca de 85 milhões de litros de água, o que daria para abastecer uma cidade de pequeno porte por diversos dias.
Como a transformação digital ajudou no melhor posicionamento da gestão pública de Americana no país?
Eduardo: Olha, neste mundo totalmente conectado e digital, as notícias correm muito rápido e, sem que nós tivéssemos essa dimensão, o nome da nossa cidade começou a rodar Brasil afora. Como fomos considerados um “case” de sucesso, o nosso projeto foi divulgado para diversos municípios e hoje passamos a ser agentes incentivadores e multiplicadores da transformação digital. Com isso já atendemos diversos municípios que vieram à Americana conhecer “in loco” como fizemos a implantação. Nós inscrevemos o projeto em alguns prêmios e fomos vencedores no Troféu OnDoc, no quesito Inovação, e ficamos classificados entre os quatro melhores municípios do Brasil que utilizam a plataforma 1Doc. Coroando ainda mais nosso trabalho, nós fomos o vencedor nacional do Prêmio Band Cidades Excelentes, sendo considerado o projeto de gestão pública mais inovador do país no pilar Eficiência Fiscal e Transparência. Com isso, o município tem se destacado nacionalmente.
Além dessas melhorias, quais as outras conquistas do município?
Eduardo: Podemos citar, por exemplo, a centralização de todas as demandas da Prefeitura e Autarquias em uma única plataforma, de maneira que agora temos muito mais fluidez nos processos entre estes entes. Conseguimos enviar e receber demandas diretamente, ou seja, não somos mais ilhas separadas, cada um por si, então essa conquista fez com que pudéssemos trabalhar de maneira integrada e com isso nossos processos são muito mais ágeis e econômicos.
