Por Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil.
A transformação digital e a constante inovação do mercado fizeram com que as empresas entendessem que a mudança organizacional e melhoria contínua é inevitável para quem quer crescer. Neste contexto exigente, as organizações não devem apenas ser capazes de mudar, mas aprender a viver em permanente processo de adaptação. As organizações que resistem à mudança estão fadadas ao fracasso, assim como as organizações que não sabem conduzir o gerenciamento de mudanças de forma eficaz geralmente não prosperam.
Logo, se a organização precisa implementar mudanças, como é possível superar obstáculos e ter sucesso? O ponto de partida é entender por que a maioria dos processos de gerenciamento de mudanças falha. A seguir, estão algumas das principais razões.
1. Planejamento inadequado
Muitas vezes, as organizações estão tão focadas em implementar as mudanças que pulam direto para a fase de execução sem realizar adequadamente o planejamento inicial necessário. E é isso que acaba levando todo o trabalho para o fracasso desde o início. Sem um planejamento bem projetado, o provável resultado será uma eventual falha posterior.
O gerenciamento de mudanças bem-sucedido começa com uma estratégia sólida. É preciso saber por que deseja mudar, qual o resultado esperado, quem será afetado e como pretende realizar. Para um planejamento de mudança eficaz é necessário identificar todas as condições e atividades que devem acontecer antecipadamente para que o projeto seja bem-sucedido.
2. Falhas de comunicação
A forma como é comunicado a mudança é tão importante quanto o seu plano de implementação. Falhas de comunicação são a fonte de muitos problemas. A ansiedade e a resistência inevitavelmente aumentam quando as pessoas não entendem por que a mudança é necessária.
A maioria das grandes transformações são justificadas a partir de uma perspectiva de retorno, no entanto a justificativa deve ser clara e atraente para todos os principais interessados. É preciso ajudar os envolvidos a entender por que a mudança precisa ser feita e como isso os afetará, visto que as pessoas querem e precisam entender o impacto sobre elas.
Ao implementar qualquer novo processo ou tecnologia, todos os funcionários que serão afetados devem ser identificados. Após avaliar os impactos, é necessário desenvolver um plano de comunicação direcionado. Os funcionários devem sentir que têm as ferramentas e o conhecimento que precisam para abraçar a transformação com confiança.
3. Falta de alinhamento no gerenciamento de mudanças
A mudança só acontece a menos que todas as partes interessadas estejam alinhadas sobre o porquê a mudança está acontecendo. É necessário a existência de um acordo sobre a necessidade de mudança com todos os envolvidos na implementação, pois sem uma visão unificada, os planos podem facilmente se perder.
Em outras palavras, quando a equipe concorda com o escopo, o tamanho e a importância de um projeto, seus esforços de gerenciamento de mudanças proporcionarão resultados mensuráveis. Sem essa base, o processo está fadado ao fracasso antes mesmo de começar.
4. Falta de Recursos
A falta de recursos é uma das razões mais comuns para o fracasso da mudança organizacional na maioria das organizações. O processo de mudança precisa ser implementado, depois testado, melhorado e aprimorado.
5. Falta de apoio da liderança
O fato é que a mudança organizacional é mais difícil de ser bem-sucedida caso não exista o apoio da liderança. Os líderes devem ser proativos e apoiar consistentemente a equipe à medida que projetam e implementam as mudanças. Eles devem comunicar de forma clara os benefícios às partes interessadas, e ouvir e responder às suas preocupações.
6. Subestimar o escopo de implementação
Embora um programa de gerenciamento de mudanças bem desenvolvido possa trazer transformação em um curto período de tempo, raramente, ou nunca, acontece da noite para o dia. Na maioria dos grandes projetos, o sucesso geralmente requer mais recursos e tempo do que o inicialmente previsto e planejado, e muitas alterações podem ocorrer devido à subestimação do escopo, recursos ou tempo insuficientes.
Parte do desenvolvimento de um programa de gerenciamento de mudanças bem-sucedido é entender esse escopo e cronograma de implementação e comunicá-lo de forma eficaz. Quando há uma boa ideia do escopo das ações a serem realizadas, tem-se uma definição mais precisa de quanto tempo levará para implementá-las.
Antes de tomar medidas para implementação, é preciso considerar o processo do início ao fim. O que é preciso para implementar a mudança organizacional que deseja alcançar? Planeje os recursos com antecedência. Descreva os recursos necessários e quanto tempo levará.
7. Partes interessadas negligenciadas
O gerenciamento de mudanças bem-sucedido requer uma forte contribuição das partes interessadas, no entanto, se não mapear adequadamente quem são as verdadeiras partes interessadas e o que eles precisarão realizar para implementar o projeto, seus esforços de gerenciamento de mudanças serão perdidos.
É importante a solicitação de feedback antecipado de todas as partes interessadas envolvidas, e sempre forneça roteiros ou cronogramas com muita comunicação. Esses esforços darão às partes interessadas a propriedade do sucesso do plano e maior visibilidade do processo de mudança.
8. Falta de ferramentas
Sem um processo de mudança bem documentado, elementos essenciais do seu plano podem ser facilmente mal interpretados ou perdidos. Assim, um programa que começa com o pé direito pode rapidamente dar errado sem o suporte de uma ferramenta.
A aplicação de novas ferramentas digitais pode tornar a mudança mais significativa e duradoura para quem a vivência e para quem a implementa, possibilitando a transparência, a colaboração e a comunicação essenciais para o sucesso.
9. Não fundamentar as mudanças na cultura da organização
O obstáculo final e mais difícil para implementar mudanças duradouras é integrar a mudança em sua cultura organizacional. Mesmo com comunicação, liderança e visão, os esforços podem falhar, a menos que sejam vistos como normas e hábitos organizacionais. À medida que a mudança entra em vigor, é preciso demonstrar aos funcionários e outras partes interessadas que todo o esforço está tendo um impacto positivo.
Dominar o processo de gerenciamento de mudanças é uma das questões mais desafiadoras para qualquer organização e, evitar essas armadilhas aumentará muito as chances de sucesso.
