Por Edson Gonçalves, co-fundador e VP de produto da Paytrack.
Os CFOs das grandes empresas têm à sua disposição cada vez mais tecnologias e recursos que podem ser empregados para reduzir custos e impulsionar a eficiência operacional, aumentando a produtividade da companhia como um todo. Essas ferramentas podem identificar padrões de gastos, prever demandas futuras e otimizar processos financeiros – além de automatizar tarefas manuais , agilizando fluxos de trabalho e liberando recursos humanos para atividades mais estratégicas. Falei sobre esse tema em uma palestra durante o Finance Executive Summit 2024, evento voltado a CFOs e líderes financeiros das maiores empresas do Brasil, no mês passado, em São Paulo (SP). Durante a apresentação, mostrei um exemplo concreto de como a tecnologia vem facilitando um processo bastante comum nas grandes organizações: os adiantamentos financeiros, normalmente destinados para despesas de viagem ou departamentais, por exemplo, ou para fundo fixo.
Segundo uma pesquisa da consultoria PwC, o backoffice é, atualmente, o principal alvo da transformação digital nas empresas. Nada menos que 93% das companhias participantes da pesquisa destacaram a adoção de processos digitais e automação como prioritários, e 61% apontaram como chave a configuração de aplicativos e sistemas digitais. No caso dos serviços financeiros, os CFOs devem procurar sistemas e plataformas que facilitem o dia a dia dos colaboradores, aumentem a segurança, otimizem tempo e recursos, e contribuam para a tomada de decisões orientadas por dados. Quando se fala em adiantamentos financeiros, já é possível fazer esse processo de maneira muito mais ágil, segura e estratégica.
Otimizando adiantamentos para uma gestão financeira eficiente
Feito da maneira tradicional, o adiantamento financeiro envolve riscos e desafios. Um deles é o uso do dinheiro em espécie, que implica em uma maior falta de rastreabilidade e de controle sobre os gastos. O manuseio de grandes quantias em dinheiro físico aumenta também o risco de perdas, extravios e até mesmo roubos, além de demandar um controle rigoroso (e por vezes manual, moroso) para garantir compliance na prestação de contas.
Fazer depósitos diretamente na conta do colaborador, outra prática comum, pode ser um problema devido à necessidade de informações precisas e atualizadas sobre contas bancárias, bem como a possibilidade de erros administrativos que podem resultar em pagamentos incorretos. O risco de fraudes também representa uma preocupação comum, uma vez que os adiantamentos financeiros podem ser alvo de manipulações fraudulentas, como falsificação de recibos ou relatórios de despesas inflacionados. E até mesmo questões trabalhistas podem surgir quando as políticas e procedimentos associados aos adiantamentos não estão alinhados com a lei, o que pode resultar em disputas legais e, inclusive, penalidades financeiras.
A incorporação da tecnologia pode revolucionar a administração de adiantamentos financeiros nas empresas, dando origem ao que chamamos de “adiantamentos inteligentes”. Essa abordagem traz uma série de benefícios. Primeiramente, há uma otimização do processo de reembolso, oferecendo maior agilidade e simplicidade, o que resulta em uma redução no tempo e nos custos associados ao procedimento, além de uma maior satisfação dos colaboradores. Em segundo lugar, há uma redução das despesas administrativas, graças à economia de tempo de processamento e recursos humanos. E, ainda, os adiantamentos inteligentes contribuem para uma melhor gestão do fluxo de caixa, já que são concedidos apenas quando necessário, evitando problemas de liquidez e garantindo a disponibilidade de recursos para outras finalidades.
Os benefícios não se limitam apenas a esses aspectos tangíveis, mas se estendem a vantagens indiretas, muitas vezes não-mensuráveis – entre elas, a facilidade de acesso a relatórios e painéis administrativos para uma gestão eficiente de dados; a transparência e eficiência oferecidas pelos registros detalhados de atividades do software, que apoiam auditorias e contabilidade; e a redução da circulação de documentos, prevenindo extravios e aumentando a segurança operacional.
Até 2025, espera-se um aumento de mais de 52% nas transações sem dinheiro em espécie na América Latina, conforme apontado pela consultoria PwC. Esse crescimento é impulsionado pela adoção cada vez maior dos meios de pagamento digitais, pix, cartões, carteiras digitais e links de pagamento. A adoção do adiantamento inteligente não só agrega valor às empresas, ao backoffice e aos usuários finais, mas também está alinhado com as tendências de meios de pagamento corporativos baseadas na economia digital. Essas formas de pagamento representam uma evolução no gerenciamento das despesas corporativas, permitindo uma integração eficaz em todas as etapas do processo. Em um cenário empresarial em constante evolução, a adaptação às tendências da economia digital é essencial para garantir uma gestão financeira eficiente e preparada para os desafios do futuro.
