Por Marcelo Becher, Product Marketing Lead da SoftExpert.
Um software de gestão de conteúdo empresarial (ECM) permite organizar, classificar, armazenar, distribuir e controlar todo o ciclo de vida de conteúdos corporativos — desde documentos operacionais até registros críticos e informações não estruturadas. Com recursos como controle de versões, trilhas de auditoria, automação de fluxos de trabalho e gestão de permissões, essa tecnologia vai além do simples arquivamento de arquivos: ela promove colaboração em tempo real, governança da informação, conformidade regulatória e eficiência operacional.
Em 2024, o volume global de dados criados, capturados, copiados e consumidos é de 149 zettabytes, de acordo com o Statista. Até o final de 2025, esse número deve chegar a 181 zettabytes. Nesse cenário, empresas que desejam prosperar em sua transformação digital precisam de um sistema robusto, capaz de gerenciar conteúdos com segurança, escalabilidade e inteligência — e não apenas armazená-los.
O que é um software de gestão de conteúdo empresarial?
Diferente de soluções limitadas ao arquivamento digital ou ao uso de drives em nuvem, o ECM (Enterprise Content Management) é uma plataforma estratégica que integra funcionalidades para digitalização, categorização, indexação, busca avançada, versionamento, colaboração e automação de processos documentais.
Seu papel principal é centralizar e estruturar o conteúdo corporativo para facilitar o acesso às informações corretas no momento certo, além de garantir conformidade com normas internas e externas. Ele reduz a dispersão de dados entre departamentos, sistemas e dispositivos, promovendo segurança, rastreabilidade e produtividade.
Empresas que atuam em setores regulados, como indústria, saúde, energia e serviços financeiros, se beneficiam diretamente com esse tipo de solução — que apoia iniciativas de compliance, certificações de qualidade, auditorias e processos digitais integrados.
Ao contrário de um repositório estático, um bom sistema de gestão de conteúdo empresarial permite que os usuários não apenas visualizem documentos, mas também criem, editem, colaborem, automatizem fluxos e tomem decisões baseadas em dados consistentes e bem organizados.
Como escolher o melhor sistema?
Selecionar a solução ideal vai muito além de avaliar apenas o preço ou a marca. É necessário entender primeiro o contexto da sua empresa, a natureza do mercado em que ela atua e as possibilidades – e necessidades – que a operação oferece.
Portanto, não existe uma fórmula mágica, tudo depende do entendimento do que a empresa busca e quais sistemas oferecem as soluções apropriadas. Para facilitar essa busca, existem alguns critérios essenciais que ajudam a guiar o caminho rumo ao software de gestão ideal. Abaixo estão cinco passos para fazer essa pesquisa.
1. Avaliar a segurança e a conformidade:
É preciso priorizar soluções que protegem sensíveis, tanto da empresa, quanto dos clientes/fornecedores e contar com formas de controle de acesso granular. Ou seja, que possam ceder (e revogar) permissões de acesso a cada item individualmente se necessário. Assim existe o controle de quem acessa, edita ou compartilha cada arquivo. Também é essencial usar somente ferramentas que atendam às principais normas e regulamentações do mercado, como LGPD, ISO 27001, assim como requisitos de órgãos regulamentadores.
2. Testar a facilidade de uso e adoção:
Para isso, as empresas precisarão avaliar se o sistema de gestão de documentos e arquivos oferece interface intuitiva, com menus claros e navegação simples. Além de reduzir o tempo de implementação e treinamento, isso também oferecerá uma experiência de uso mais tranquila e agradável para os colaboradores. Outra etapa importante é certificar-se que há suporte de uso em dispositivos móveis e no desktop.
3. Entender as automações e integrações com workflows:
É importante analisar como funciona a criação de fluxos de aprovação personalizados, adaptáveis a processos internos específicos. Mesmo que a ferramenta não possua isso nativamente, é importante que ela se conecte a outras aplicações que façam isso (como ferramentas de workflow, por exemplo).
4. Avaliar a escalabilidade:
Por sua vez, fazer uma análise da capacidade da solução é importante para crescer sua base de documentos e usuários, sem perda de velocidade, estabilidade ou segurança.
5. Suporte, treinamento e comunidade:
É essencial entender como é o suporte ao cliente e a documentação de ajuda e uso do sistema. Priorizar fornecedores que possuam atestados de qualidade reconhecidos por grandes players do mercado, como os selos ISO/IEC 27001 e AWS Qualified Software, também é uma boa prática.
Passo a passo para implementação
Implementar um sistema de gestão de conteúdo empresarial de forma estruturada é tão importante quanto escolher a solução certa. Seguindo as etapas abaixo, a organização estará preparada para extrair todo o valor desse tipo de ferramenta, transformando processos manuais em operações automatizadas e alinhadas aos objetivos de negócio da empresa.
1. Planejamento e levantamento de requisitos
Por meio de mapeamento de processos, é possível identificar como os arquivos atualmente são criados, revisados e arquivados na empresa. Além de definir metas e estabelecer objetivos claros para o uso do software de gestão e reunir equipes de TI, compliance e qualidade para validar as informações levantadas.
2. Configuração, customização e integração
Na segunda etapa, é hora de configurar campos, taxonomias e políticas de retenção alinhadas à governança documental e desenhar os fluxos de aprovação, revisão e liberação diretamente na ferramenta, aproveitando templates prontos quando possível. Também é o momento de integração: conectar o software a ERP, CRM, e‑mail e outras plataformas críticas para que dados e notificações circulem sem atrito.
3. Projeto-piloto e testes
Para o projeto, é preciso escolher um departamento ou projeto-piloto para validar todo o processo criado até então e ajudar a identificar ajustes, além de realizar testes extensivos no controle de versões, políticas de acesso e backups, simulando cenários reais de uso, de falhas e até mesmo de não conformidades. E não esquecer de coletar sugestões dos usuários do piloto, ajustar configurações e fazer uma nova rodada de validações (e ajustes, se necessário) antes do rollout total.
4. Treinamento e gestão de mudança
Promover workshops práticos é importante para demonstrar como a ferramenta funciona e todos os recursos (e benefícios) que ela oferece. Se possível, também produzir materiais curtos e diretos para reforçar boas práticas e acelerar a curva de aprendizado, ou então utilizar aqueles disponibilizados pelo fornecedor do software. Uma campanha de comunicação interna para divulgar os benefícios, marcos de adoção e cases internos de sucesso de uso da aplicação também é importante, pois engaja todas as equipes na adoção do software.
5. Rollout escalonado e governança contínua
Nesse momento, é preciso expandir gradualmente o uso da solução para novas áreas, garantindo suporte dedicado e resolução rápida de dúvidas. Além de criar um time responsável por avaliar e atualizar as políticas de acesso, com revisões periódicas de metadados e de workflows e monitorar KPIs como tempo médio de busca, número de revisões e taxas de aprovação.
6. Suporte e evolução
Por último, garantir um canal ágil para resolução de acidentes é importante para acompanhar novas versões e módulos que agreguem funcionalidades ao sistema.
Em um cenário corporativo cada vez mais orientado por dados, o software em questão deixa de ser apenas um repositório para se tornar o coração da governança documental e da colaboração inteligente. Ao adotar uma solução capaz de agilizar atividades, garantir compliance e fortalecer a segurança digital, sua empresa reduz custos operacionais, fortalece a segurança e a conformidade, acelera a tomada de decisão e potencializa a colaboração.
A implantação estruturada desse tipo de ferramenta garante que a mudança seja efetiva e abra espaço para melhorias constantes. Quando processos manuais se tornam automatizados, e documentos isolados se transformam em ativos estratégicos, o impacto na produtividade e na qualidade das entregas é evidente.
