Por Mauro Rodrigues, Head da Selbetti Print Solutions.
Toda empresa que passa por um ciclo de revisão orçamentária conhece o ritual: inicia-se uma extensa revisão da folha de pagamento, despesas operacionais, gastos com software, contratos de tecnologia, entre outros. Cada linha é auditada, negociada, comprimida. Mas existe uma rubrica que atravessa esse processo praticamente intocada, ano após ano: a impressão. Não porque o gasto seja irrelevante, mas porque ele é, na maioria das organizações, invisível.
A impressão corporativa ocupa uma posição curiosa na hierarquia de custos operacionais. Para a maioria dos gestores, trata-se de um item residual, uma despesa menor associada a papel e toner que não justifica atenção estratégica. Essa percepção, no entanto, contrasta com o que as próprias organizações vêm descobrindo ao mapear seus ambientes de impressão.
A Quocirca, referência global em inteligência de mercado para o setor, revelou em seu estudo MPS Landscape 2025, conduzido com 400 organizações nos Estados Unidos e na Europa, que custo e segurança lideram, juntos, a lista de desafios na gestão do ambiente de impressão, e que ambos ganharam importância em relação ao ano anterior. Ou seja: mesmo em empresas que já reconhecem a impressão como ponto de atenção, o controle financeiro sobre essa operação continua sendo um problema não resolvido.
O problema não é o volume de impressão em si, mas a ausência de visibilidade sobre ele. O Gartner identificou que 90% das empresas não sabem exatamente quantas impressoras possuem, muito menos quanto cada equipamento custa por mês para operar.
O custo do desperdício
Essa cegueira operacional se agrava quando se analisa a composição real do custo: o preço de aquisição da impressora responde por apenas cerca de 5% do Custo Total de Propriedade (TCO) ao longo de sua vida útil. Os outros 95% se distribuem entre consumíveis, manutenção corretiva, peças de reposição, consumo de energia e, principalmente, tempo de equipes internas deslocadas para resolver problemas que não deveriam ser seus.
Ainda segundo estimativas do Gartner, até 50% dos chamados de help desk de TI em ambientes corporativos estão relacionados a impressão: falhas de conectividade, conflitos de drivers, atolamentos de papel, configuração de redes locais. São analistas de tecnologia da informação que deveriam estar trabalhando em segurança, infraestrutura ou projetos de inovação, mas que dedicam boa parte do expediente resolvendo incidentes de impressora.
Existe também o desperdício. Impressões abandonadas na bandeja de saída, documentos duplicados por erro de configuração, trabalhos enviados em cores quando poderiam ser monocromáticos, com custo de cinco a dez vezes maior por página. Equipamentos antigos e desregulados consumindo energia muito acima do necessário. Suprimentos adquiridos de forma emergencial com sobrepreço que pode chegar a 30%.
A ausência de controle sobre o ambiente de impressão também gera consequências que ultrapassam o financeiro. O mesmo estudo da Quorcica apontou que 56% das organizações pesquisadas sofreram ao menos uma perda de dados relacionada à infraestrutura de impressão no último ano. Documentos confidenciais impressos e deixados em bandejas compartilhadas, informações sensíveis sem rastreabilidade de acesso, equipamentos conectados à rede sem autenticação adequada: tudo isso configura uma superfície de vulnerabilidade que muitas empresas sequer reconhecem como risco.
Além disso, empresas com frotas de impressão compostas por múltiplos fornecedores e modelos heterogêneos registram custos médios de violação significativamente superiores aos de empresas com frotas padronizadas. A fragmentação do parque dificulta a aplicação de políticas unificadas de segurança, a atualização de firmware, o controle de acesso e até mesmo a manutenção preventiva.
A boa notícia é que a solução para esse cenário não exige investimentos extraordinários. Ela exige, antes de mais nada, visibilidade. Empresas que implementaram sistemas de bilhetagem e monitoramento automático do parque de impressão, com relatórios detalhados por usuário, departamento e tipo de documento, reportam reduções de até 30% nos gastos com papel e toner.
Esse movimento se conecta a uma tendência mais ampla do mercado. O próprio conceito de serviços gerenciados de impressão (Managed Print Services, ou MPS) vem se expandindo além da gestão de dispositivos para se posicionar como ferramenta de transformação operacional. A pesquisa da Quorcica também mostrou que 89% dos decisores de TI consideram os serviços gerenciados de impressão importantes para suas iniciativas de transformação digital, e quase 60% das organizações afirmaram que a impressão continuará sendo muito importante para os negócios nos próximos anos. A impressão, portanto, não está desaparecendo: o que está mudando é a expectativa de como deve ser administrada: com inteligência, dados e governança.
A gestão inteligente do ambiente de impressão é uma decisão de negócio que afeta diretamente o resultado financeiro, a produtividade da equipe de TI, a postura de segurança da informação e a capacidade da empresa de operar com a previsibilidade que o cenário atual exige. O primeiro passo é também o mais revelador: medir. Porque aquilo que a organização não consegue enxergar, ela não consegue corrigir.
