Com a pressão sobre o caixa e as mudanças tributárias, indústrias e distribuidoras precisam rever como cobram, acompanham pagamentos e atendem seus clientes.
O cliente pede a segunda via do boleto. O financeiro interrompe uma análise, localiza o documento e envia. Pouco depois, chega uma solicitação de nota fiscal. Entre um atendimento e outro, a equipe confere vencimentos e cobra títulos em atraso.
Essa rotina ocupa o mesmo time que precisa acompanhar a inadimplência, apoiar o planejamento do caixa e entender os impactos da Reforma Tributária. Para o gestor financeiro, o desafio é encontrar tempo para preparar a operação enquanto ela continua funcionando.
O contexto exige atenção. Segundo a Serasa Experian, o Brasil registrou 9,2 milhões de empresas inadimplentes em julho de 2026, com dívidas que somavam R$ 238 bilhões. O levantamento considera diferentes setores e portes, mas ajuda a dimensionar a pressão financeira presente nas relações entre empresas.
Para indústrias e distribuidoras que vendem a prazo, acompanhar essa realidade passa por uma pergunta prática: quais dificuldades de recebimento vêm da situação financeira do cliente e quais podem ser reduzidas com processos melhores?
Entender o motivo do atraso muda a cobrança
Uma empresa com dificuldade de caixa pode precisar de negociação. Um cliente que não recebeu o documento precisa conseguir acessá-lo. Uma divergência comercial exige alinhamento entre as áreas.
Tratar essas situações da mesma forma consome tempo e pode prolongar a pendência.
Antes de aumentar o volume de cobranças, vale verificar se o contato está atualizado, se o título está disponível e se existe alguma divergência impedindo o pagamento. Também é necessário acompanhar a frequência e o tempo dos atrasos, para identificar mudanças no comportamento da carteira.
Essa organização ajuda a equipe a priorizar os casos que exigem intervenção. Também evita que profissionais qualificados dediquem boa parte do dia a localizar documentos e repetir mensagens.
A Reforma Tributária amplia a necessidade de organização
A transição tributária acrescenta novas demandas a essa rotina. O cronograma da Receita Federal prevê a entrada da CBS e a extinção de PIS e Cofins em 2027, enquanto a substituição de ICMS e ISS pelo IBS ocorre gradualmente, até 2033.
Para o financeiro, a preparação envolve conversar com o fiscal, a contabilidade e a tecnologia sobre documentos, conciliação, sistemas e projeções de caixa. Também exige acompanhar as orientações operacionais à medida que são publicadas.
Esperar que todas as dúvidas estejam resolvidas para revisar a rotina significa adiar melhorias que já são necessárias.
Cadastros atualizados, responsabilidades definidas e informações consistentes sobre os recebimentos ajudam a operação hoje e oferecem uma base melhor para avaliar as mudanças. A cobrança organizada não resolve a transição tributária, mas reduz tarefas que disputam a atenção da equipe com essa preparação.
Como a régua de cobrança ajuda a prevenir atrasos
A régua de cobrança é uma sequência planejada de comunicações relacionada ao vencimento dos títulos. Ela define quando entrar em contato, por qual canal e com qual mensagem.
Um aviso antes do vencimento pode ajudar o cliente a organizar o pagamento. Após o vencimento, o contato pode orientar a regularização ou identificar uma dificuldade que precisa de acompanhamento.
Para funcionar bem, essa sequência deve considerar a política da empresa e o comportamento da carteira. Um cliente com histórico de pontualidade pode precisar de uma frequência diferente daquela aplicada a quem apresenta atrasos recorrentes.
A automação permite executar essas regras sem depender de envios individuais todos os dias. Mas o trabalho não termina no disparo: é preciso acompanhar falhas de entrega, corrigir contatos e verificar os pagamentos efetivamente recebidos.
Mensagem enviada, aberta ou acessada não significa título quitado. Essa distinção é essencial para que o gestor tenha uma visão confiável da operação.
Facilitar o pagamento também faz parte da cobrança
O cliente que procura um boleto fora do horário comercial precisa encontrar um caminho para acessá-lo. Quando depende de atendimento, uma solicitação simples fica aguardando a disponibilidade da equipe.
O autoatendimento permite consultar boletos e notas fiscais a qualquer momento. Com menos pedidos de reenvio, o financeiro ganha tempo para analisar pendências, negociar e acompanhar clientes que precisam de atenção.
O case da Dalila Têxtil ilustra essa combinação. Segundo os resultados divulgados pela empresa com a Simplifica+, a adoção do autoatendimento e dos lembretes de pagamento contribuiu para um aumento de 90% nos pagamentos em dia e uma economia de aproximadamente 250 horas mensais em tarefas operacionais. São resultados daquela operação, que mostram o potencial de combinar acesso aos documentos e comunicação organizada.
O que o gestor pode revisar agora
A preparação pode começar com uma avaliação objetiva do contas a receber:
- Quais motivos de atraso aparecem com mais frequência?
- Quanto tempo a equipe dedica ao envio de documentos e às cobranças manuais?
- Os contatos utilizados na cobrança estão atualizados?
- O cliente consegue acessar o boleto quando precisa?
- Financeiro e fiscal conseguem relacionar documentos, pendências e recebimentos?
As respostas ajudam a definir prioridades e a acompanhar se as mudanças estão produzindo resultado.
É nesse trabalho que a Simplifica+ atua como parceira dos gestores de indústrias e distribuidoras, reunindo autoatendimento B2B, acesso a boletos e notas fiscais e lembretes de pagamento automatizados. A empresa também acompanha as atualizações da Reforma Tributária para orientar a evolução da plataforma conforme as exigências aplicáveis.
Com 2027 no planejamento, revisar o contas a receber é uma oportunidade de reduzir sobrecarga e dar ao time melhores condições para lidar com as mudanças.
O primeiro passo pode estar na própria rotina: identificar o que ainda depende de intervenção manual e entender como simplificar esse processo.
