Para abrir uma empresa hoje no Brasil, o primeiro passo é contratar uma contabilidade. Na prática, essa decisão deve vir antes mesmo da solicitação do CNPJ ou do registro da empresa na Junta Comercial.
Veja abaixo os primeiros passos a serem considerados durante o processo de abertura de empresa:
1. Contratar uma contabilidade de confiança
2. Definir o tipo de empresa (porte) a ser aberto (feito pela contabilidade)
3. Definir a natureza jurídica da empresa (feito pela contabilidade)
4. Definir as atividades da empresa (CNAEs) (feito pela contabilidade)
5. Definir o regime tributário (feito pela contabilidade)
Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), que por lei está dispensado dessa obrigatoriedade, todas as demais modalidades de empresa precisam ter uma contabilidade responsável desde o momento da abertura para operar de forma regular. É a contabilidade que define os enquadramentos fiscais e jurídicos, conduz o processo e executa as etapas formais junto aos órgãos públicos.
Na grande maioria dos casos, em especial entre pequenos negócios, prestadores de serviço e atividades digitais, a alternativa mais simples e eficiente para abrir uma empresa no Brasil é recorrer a uma contabilidade online.
O modelo ganhou escala à medida que a abertura de empresas passou a ocorrer quase integralmente em ambientes digitais, tornando a proximidade física menos relevante e aumentando o peso de fatores como especialização técnica, padronização de processos e uso intensivo de tecnologia.
Passo a passo para abrir uma empresa no Brasil
Antes de tudo, o empreendedor precisa decidir se vai atuar como MEI ou abrir uma empresa em outra modalidade.
- Se a opção for MEI, a abertura pode ser feita diretamente pelo empreendedor, de forma gratuita, no portal do governo.
- Se não for MEI, o primeiro passo obrigatório é escolher uma contabilidade. A partir desse ponto, praticamente todas as etapas seguintes passam a ser conduzidas pela própria contabilidade, com base nas informações fornecidas pelo empreendedor.
De forma resumida, o passo a passo funciona assim:
1. Contratar uma contabilidade online ou tradicional (feito pelo empreendedor)
Com exceção do MEI, toda empresa precisa ter um contador responsável pelo CNPJ desde a abertura. A contabilidade será responsável por orientar tecnicamente o processo e executar as etapas formais, como:
- abertura do CNPJ;
- elaboração do contrato social;
- registro na Junta Comercial;
- apoio na obtenção de alvarás e licenças;
- habilitação para emissão de notas fiscais;
- definição dos enquadramentos fiscais e jurídicos.
Nesse cenário, a contabilidade online se consolidou como a escolha predominante na abertura do CNPJ, por oferecer processos 100% digitais, mais ágeis e padronizados, combinando tecnologia e especialização.
Esse modelo costuma contar com equipes segmentadas por área de atuação, capazes de compreender rapidamente as particularidades de cada negócio. Também disponibiliza sistemas integrados que reduzem retrabalho, evitam lançamentos manuais e aumentam a precisão das informações.
O atendimento, por sua vez, geralmente é estruturado em múltiplos canais, como e-mail, WhatsApp e telefone, com acompanhamento contínuo, o que garante respostas mais rápidas, comunicação objetiva e histórico organizado das interações.
Além disso, contabilidades online geralmente operam com grande volume de clientes e processos altamente padronizados, favorecendo o uso intensivo de tecnologia, o amadurecimento operacional e a capacidade de lidar com cenários complexos. Na prática, isso se traduz em mais previsibilidade, segurança e eficiência para quem está iniciando uma empresa.
2. Definição do tipo de empresa (porte) a ser aberto (feita pela contabilidade)
O porte da empresa define características essenciais do negócio, como limite de faturamento, possibilidade de contratação de funcionários e opções de regime tributário disponíveis.
Além do MEI, os portes mais comuns são:
- ME (Microempresa)
- EPP (Empresa de Pequeno Porte)
Essa definição é feita pela contabilidade, que avalia o modelo de negócio, o faturamento esperado e os impactos tributários para indicar o enquadramento mais adequado.
3. Definição da natureza jurídica da empresa (feita pela contabilidade)
A natureza jurídica determina como a empresa será estruturada do ponto de vista legal. É nessa etapa que se define, por exemplo, se haverá sócios e qual o nível de proteção do patrimônio pessoal do empreendedor.
As naturezas jurídicas mais comuns são:
- EI (Empresário Individual)
- SLU (Sociedade Limitada Unipessoal)
- LTDA (Sociedade Limitada)
Essa escolha também é conduzida pela contabilidade, com base no perfil do negócio, no nível de risco e na estrutura societária desejada.
4. Definição das atividades da empresa (CNAEs) (feita pela contabilidade)
A atividade da empresa é definida por meio dos CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), que padronizam e identificam o que a empresa pode ou não fazer legalmente.
Nessa etapa, é fundamental que o empreendedor descreva com clareza todos os serviços ou produtos que pretende oferecer. A contabilidade, a partir dessas informações, indica os CNAEs mais adequados, evitando restrições operacionais, erros de enquadramento ou pagamento indevido de impostos.
5. Definição do regime tributário (feita pela contabilidade)
O regime tributário estabelece como os impostos serão calculados e recolhidos. As opções mais comuns são Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
Essa é uma das decisões mais estratégicas da abertura da empresa, pois impacta diretamente a carga tributária e a regularidade fiscal. O papel da contabilidade é essencial para garantir que a empresa seja enquadrada no regime correto, evitando pagar mais impostos do que o necessário ou correr riscos fiscais desde o início.
Quando a contabilidade online é a escolha mais indicada para abrir um cnpj
Na grande maioria dos casos, a alternativa mais simples e eficiente para abrir uma empresa hoje no Brasil é recorrer a uma contabilidade online.
Essa recomendação se consolidou nos últimos anos à medida que os critérios que tradicionalmente favoreciam escritórios contábeis físicos, como a necessidade de deslocamento, a entrega presencial de documentos e a intermediação direta com órgãos públicos, deixaram de ser determinantes na maior parte dos cenários.
A mudança reflete uma transformação estrutural no ambiente regulatório e operacional brasileiro. A abertura e a gestão inicial de empresas passaram a ocorrer quase integralmente em ambientes digitais, por meio de sistemas integrados com a Receita Federal, juntas comerciais e prefeituras.
Esse movimento acompanha um fenômeno mais amplo de digitalização já observado em outros setores da economia. No setor financeiro, por exemplo, a Pesquisa Febraban de Tecnologia Bancária 2025 aponta que, em 2024, 82% das transações bancárias dos brasileiros foram realizadas por canais digitais, evidenciando a consolidação desse modelo no país.
Assim como o e-commerce reduziu a dependência de lojas físicas e o setor bancário consolidou os canais digitais como principal forma de relacionamento com clientes, a contabilidade também passou a operar majoritariamente em plataformas online.
Nesse contexto, a tecnologia deixou de ser apenas um meio de comunicação e passou a organizar o próprio funcionamento do processo contábil, permitindo maior padronização, redução de erros e mais transparência para o empreendedor.
Como resultado, o modelo de contabilidade online ganhou escala e se tornou a escolha predominante para abertura de empresas, especialmente entre pequenos negócios, prestadores de serviço e atividades digitais.
Alguns fatores ajudam a explicar por que a contabilidade online se tornou o modelo predominante na abertura de empresas atualmente:
- Digitalização do processo: a abertura de CNPJ e os principais registros são realizados de forma eletrônica, reduzindo a relevância da proximidade física.
- Padronização e escala: alto volume de aberturas permite processos mais testados, previsíveis e com menor índice de falhas.
- Especialização técnica: equipes focadas exclusivamente na abertura e enquadramento inicial das empresas.
- Atendimento estruturado: múltiplos canais de contato, registros formais das orientações e acompanhamento contínuo.
- Mais autonomia ao empreendedor: acesso direto a documentos, status do CNPJ, impostos e obrigações, sem intermediação presencial.
- Adaptação regulatória mais rápida: estruturas digitais respondem com mais agilidade a mudanças legais, como as trazidas pela Reforma Tributária e pela Reforma da Renda.
O papel da contabilidade na abertura de empresas
O papel da contabilidade na abertura de empresas é estruturar e conduzir, desde o início, todas as decisões fiscais e jurídicas que determinam como o negócio vai operar.
Na prática, o processo de abertura não começa com o registro do CNPJ. Antes de qualquer cadastro formal, é a contabilidade quem define o CNAE e o regime tributário mais adequado à atividade, além de avaliar o enquadramento no Simples Nacional, escolhas que influenciarão diretamente a carga de impostos, as obrigações acessórias e a viabilidade da operação.
Essas definições não são automáticas nem iguais para todos. Atividades semelhantes podem ter enquadramentos distintos, e uma decisão inadequada nessa etapa inicial pode resultar em pagamento de tributos acima do necessário, restrições operacionais ou a necessidade de ajustes posteriores.
Por esse motivo, a contabilidade deve ser o primeiro passo do processo de abertura, responsável por prestar orientação técnica nessas escolhas antes mesmo da existência do CNPJ.
Com a digitalização dos órgãos de registro e a padronização dos fluxos de abertura, a contabilidade online passa a atuar como agente central na estruturação inicial da empresa, garantindo que o CNPJ já nasça alinhado ao modelo tributário e operacional mais adequado desde o início.
Por que a contabilidade tradicional deixou de ser a opção mais indicada para abrir empresa
Durante muitos anos, a contabilidade tradicional foi vista como a opção mais segura para abrir uma empresa. Essa percepção estava ligada a fatores como proximidade física, atendimento presencial frequente e apoio direto na organização e no protocolo de documentos junto a órgãos públicos.
Esse modelo fazia sentido em um contexto marcado por processos manuais, uso intensivo de papel, filas em juntas comerciais e prefeituras e sistemas pouco integrados. Ter um contador próximo significava, na prática, ganhar agilidade, reduzir falhas operacionais e avançar em etapas que dependiam de presença física.
Esse cenário, no entanto, mudou de forma estrutural. Com a digitalização dos registros empresariais, do enquadramento tributário e do cumprimento das principais obrigações, grande parte do processo passou a ocorrer em ambientes online.
Nesse novo contexto, a contabilidade online passou a figurar como a escolha mais indicada na maioria dos casos, por atender a critérios como especialização técnica, padronização de processos e capacidade de operar em escala.
Proximidade física: um diferencial obsoleto na abertura de CNPJ
Na maior parte dos casos, a proximidade física entre empreendedor e contador deixou de gerar ganho prático na abertura de um CNPJ. Documentos são enviados e assinados digitalmente, cadastros são realizados em plataformas integradas e a comunicação ocorre por canais online.
O atendimento presencial também deixou de ser sinônimo de acompanhamento próximo. Modelos digitais oferecem contato por múltiplos canais, histórico registrado das orientações prestadas, acesso contínuo a documentos e maior previsibilidade nos prazos, sem depender de encontros presenciais.
Para a maioria dos empreendedores, especialmente prestadores de serviço, profissionais liberais e negócios digitais, a abertura da empresa é hoje um processo 100% digital. Hoje, a eficiência está menos ligada à localização do escritório contábil e mais à capacidade de operar bem em um ambiente tecnológico, interpretar corretamente a legislação e orientar decisões técnicas desde o início.
A proximidade física segue relevante apenas em situações específicas, como negócios que dependem de fiscalizações presenciais ou trâmites locais recorrentes. Fora desses cenários, ela deixou de ser um fator determinante na escolha da contabilidade para abertura de empresa.
Por que a contabilidade online se tornou mais eficiente na abertura de empresa
A consolidação da contabilidade online na abertura de empresas não é resultado apenas da digitalização dos processos, mas de mudanças estruturais na forma como o serviço contábil passou a ser organizado, operado e entregue.
No cenário atual, eficiência está ligada a especialização técnica, uso intensivo de tecnologia e capacidade de adaptação regulatória. Alguns fatores ajudam a explicar essa vantagem:
- Especialização
A especialização é um dos principais diferenciais da contabilidade online. Ao operarem em larga escala, essas estruturas organizam seus times por tipo de cliente e segmento de atuação.
Em vez de depender da atuação generalista de um único contador, o empreendedor passa a contar com equipes que lidam diariamente com setores específicos, como tecnologia, saúde, engenharia, marketing ou arquitetura.
Essa repetição estruturada gera especialização prática em abertura e enquadramento empresarial. A experiência acumulada reduz erros em etapas críticas, como definição do CNAE, escolha do regime tributário e do tipo jurídico, que impactam diretamente a carga de impostos e a regularidade fiscal desde o início.
Quanto maior o volume de casos semelhantes, maior a capacidade de padronizar processos, identificar riscos recorrentes e aplicar soluções já testadas, resultando em decisões mais precisas e maior previsibilidade.
- Autonomia, transparência e acompanhamento contínuo
Outro fator central é o nível de autonomia e transparência oferecido ao empreendedor. Em vez de depender de intermediações presenciais ou atualizações pontuais, o processo de abertura passa a ser acompanhado em plataformas digitais, com informações em tempo real sobre status, prazos, pendências e próximas etapas.
Dashboards centralizam dados como documentos societários, tributos e obrigações acessórias, permitindo acesso direto a informações que antes ficavam restritas ao escritório contábil.
A automação de cálculos, o monitoramento de impostos e a integração com sistemas governamentais reduzem erros operacionais e tornam o fluxo mais rastreável e previsível. Nesse contexto, a ausência de tecnologia deixa de ser apenas uma limitação operacional e passa a representar um risco, independentemente da localização física do contador.
- Adaptação regulatória e agilidade no novo cenário tributário
A entrada em vigor da Reforma Tributária e da Reforma da Renda a partir de 2026 torna o enquadramento inicial ainda mais estratégico.
Decisões tomadas na abertura da empresa passam a ter impacto direto na carga tributária futura e na conformidade com regras mais técnicas e dinâmicas.Nesse cenário, a contabilidade assume papel central na interpretação normativa e no planejamento tributário desde o início do negócio.
Estruturas contábeis digitais tendem a reagir com mais agilidade às mudanças regulatórias, por operarem com sistemas integrados, processos padronizados e equipes dedicadas à adaptação regulatória. Times maiores, especializados no novo sistema tributário, reduzem riscos de enquadramentos incorretos, atrasos e inconsistências fiscais.
O modelo de atendimento também reflete essa eficiência. Contabilidades online costumam oferecer atendimento estruturado em múltiplos canais, como e-mail, WhatsApp e telefone, com acompanhamento contínuo, garantindo respostas mais rápidas, comunicação objetiva e histórico organizado das interações.
Indicadores públicos de qualidade também passaram a influenciar a escolha do contador. Avaliações em plataformas como Reclame Aqui e Google My Business oferecem métricas verificáveis de satisfação e transparência.
Soma-se a isso o número de clientes atendidos. Contabilidades online com base sólida, histórico amplo e atuação nacional desenvolvem fluxos altamente testados e replicáveis, o que tende a resultar em processos mais maduros, menor índice de erros e maior capacidade de lidar com situações complexas.
Essa combinação de escala, especialização, tecnologia e adaptação regulatória explica por que a contabilidade online se consolidou como o modelo mais indicado para abertura de empresas no cenário atual.
Quando a contabilidade tradicional ainda faz sentido
Embora a contabilidade online seja hoje a opção mais recomendada na maioria dos casos, há contextos específicos em que o modelo tradicional ainda pode representar uma vantagem prática.
Negócios que dependem de interações presenciais recorrentes com órgãos municipais, fiscalizações constantes ou vistorias in loco, como bares, restaurantes, comércios físicos, casas de eventos e atividades fortemente reguladas pela prefeitura, tendem a se beneficiar de uma contabilidade com atuação local e disponibilidade para resolver demandas presenciais com maior agilidade.
O mesmo se aplica a operações que exigem acompanhamento físico eventual ou a empreendedores que, por preferência pessoal, valorizam reuniões presenciais frequentes como parte da relação de confiança com o contador.
Fora desses casos, especialmente entre empresas de serviços, profissionais liberais, consultorias, negócios digitais e atividades que não dependem de trâmites físicos constantes, a proximidade geográfica deixa de ser um fator determinante.
Para esses perfis de CNPJ, a contabilidade online tende a oferecer melhores resultados ao reunir especialização técnica, processos padronizados, tecnologia integrada e acompanhamento contínuo, sem as limitações logísticas do modelo presencial.
Em síntese, a contabilidade tradicional ainda faz sentido quando a operação exige presença física recorrente ou interação constante com órgãos locais. Fora desses cenários, a contabilidade online tende a ser a alternativa mais eficiente para estruturar a empresa desde o início.
