Por Gérson Schmitt, fundador da Paradigma Business Solutions
A digitalização de processos já está ao alcance de qualquer empresa. Decorrente de uma industrialização que atravessa séculos, o mercado vive hoje um momento de aplicação da tecnologia às rotinas das empresas, a chamada Indústria 4.0. Esse atual cenário tem sido encarado, como o próprio nome sugere, como a quarta revolução industrial, só que agora digital. No âmbito econômico, essa transformação gerou impactos desde a forma de planejar até de consumir.
Resumidamente, é chamada de Indústria 4.0 a revolução que inseriu a tecnologia de uma vez por todas na forma de gerir as empresas. Soluções tecnológicas, integradas e, sobretudo, na nuvem, passam a estar presentes em todos os setores da indústria, otimizando os processos como um todo. O setor de compras também tem sido beneficiado com ferramentas que automatizam e tornam mais inteligentes as atividades relacionadas à cadeia de suprimentos, é o que chamamos de Compras 4.0.
O relacionamento entre compradores e fornecedores e o compartilhamento de dados são exemplos dos benefícios proporcionados pela ampliação do uso da tecnologia na indústria, podendo ser realizados em tempo real, de qualquer local, pois o acesso é realizado pela internet, com segurança, compliance e praticidade . Dessa forma, os processos ficaram mais fáceis, os custos menores e as chances de erros perto de zero.
Dentre as novas tecnologias que impactam o setor de compras, destaco: Inteligência Artificial (IA), por meio dela é possível processar um número muito maior de dados em um tempo menor, ampliar as opções de critérios para a tomada de decisão em tempo real, além de identificar tendências e minimizar riscos; Aprendizagem de Máquina (ou Machine Learning, em inglês), a partir dela é possível implementar soluções para aproveitar melhor o tempo dedicado aos processos do setor de compras, além de desenvolver uma cultura mais estratégica de organização das transações, gerenciamento de fornecedores, gestão de riscos e análise de dados; tecnologia cloud computing, que permite que os dados e as ferramentas da empresa sejam mantidos em um único ambiente, a conhecida “nuvem”. Para o Compras 4.0, esta tecnologia é benéfica ao possibilitar que trabalhe de forma integrada com outros setores, tendo dados compartilhados e permitindo melhor controle de gestão.
Ainda, há o Big Data Analytics, que possibilita a transformação de dados em tomadas de decisões assertivas, funcionando como um agregador de bancos de dados que permite aos gestores analisarem as informações disponíveis e criarem estratégias mais efetivas; a Internet das Coisas (IoT), que permite que equipamentos com sensores sejam conectados à internet, integrando máquinas, pessoas, produtos e até mesmo sistemas, que podem ser comandados através de dispositivos como smartphone, tablet e computador; e o Robotic Process Automation (RPA), que permite ao setor de compras automatizar atividades repetitivas e transacionais, além de identificar desvios em análises complexas, alcançando melhoria de controle, custo de transação, eficiência e compliance.
Como implementar o conceito de Compras 4.0 nas empresas
A primeira dica para implementar o conceito de Compras 4.0 em empresas de qualquer porte é começar com ações simples, buscando aproveitar os dados que o negócio já coleta de maneira mais inteligente. Antes de adotar novas ferramentas, é preciso analisar o atual cenário do setor de compras da empresa. Muitas organizações não têm estruturado o controle do processo de compras, mantendo o conhecimento detido apenas com os profissionais envolvidos, sem que haja um sistema integrado que armazene essas informações. Sendo assim, é fundamental fazer uma curadoria do conhecimento relacionado ao processo de compras atual, identificando as falhas para que, depois, sejam feitas mudanças tecnológicas.
Se novas tecnologias serão adotadas, é imprescindível que os profissionais envolvidos sejam capacitados e, sobretudo, se sintam parte da mudança. Isso porque, na mudança para o Compras 4.0, é fundamental o comprometimento dos colaboradores, pois é comum que eles possam ficar apegados aos processos antigos, dificultando o avanço digital. Então, é preciso que a empresa esteja atenta ao treinamento eficaz dessas pessoas.
Migrar para o Compras 4.0 é uma revolução que, sem dúvidas, exige uma mudança de mindset não apenas dos gestores, mas de toda a equipe. É necessária uma postura ágil, criativa e proativa que provavelmente a empresa ainda não tenha. O perfil necessário do profissional para trabalhar com esse setor é muito diferente, uma vez que ele não deve apenas executar uma tarefa proposta, mas estar apto a tomar decisões com base nos dados gerados. Como grande parte dos empresários sequer têm conhecimento das tecnologias digitais, a mudança de mindset deve vir, inclusive, das lideranças. Assim, funcionando como um estímulo para que toda a equipe se interesse pelos novos conhecimentos.
Em um exemplo prático, com uma plataforma de SRM, como a da Paradigma, a empresa consegue fazer o controle total da cadeia de suprimentos, tendo todas as suas relações de negócio e comunicação atendidas em um único lugar. O conceito de 360º tem como objetivo garantir que os usuários da plataforma possam ter uma visão completa do seu processo acompanhando o status atual e sua evolução. É possível, por exemplo, controlar e ter segurança e eficiência nos processos de busca por fornecedores; gestão de contratos, catálogos; gestão de entregas; publicação de pagamentos; avaliação e homologação de cadastro e documentos de fornecedores, além de ter uma ampla visão do setor, com análises inteligentes e dashboards completos.
O ponto fundamental a entender é que o Compras 4.0 consiste inicialmente da adoção de novas tecnologias, mas que essas, sozinhas, não vão trazer resultados se a empresa não estiver aberta para revisitar seus processos atuais e adotar melhorias em seus processos, na capacitação dos profissionais e no alinhamento estratégico.
Por isso, é preciso lembrar que se trata de todo um conjunto de atitudes para garantir o sucesso da transformação digital do setor de compras. Como qualquer projeto, é preciso antes planejar e analisar o cenário atual, para depois implementar de fato as inovações tecnológicas, que fatalmente vão impulsionar melhoria e ganhos nos processos atuais.
