Mais uma semana de trabalho começando por aí e a sua agenda, assim como a minha, contém umas 8 a 10 reuniões previstas pela frente.
Você abre o convite de cada uma delas e não sabe exatamente o que será abordado. Ou até sabe pois a reunião tem um título que remete ao assunto proposto mas nada mais que isso. Você passa o olho nos convidados(as), não entende o porquê de tanta gente ali e aperta o seu ‘aceito’.
Após os primeiros 30 minutos de um monólogo cheio de informações que ninguém entende, vem a temida pergunta daquela pessoa que convocou a reunião: alguém tem alguma dúvida?
Esse tipo de pergunta de tão simples e ampla pode parecer inútil e sem sentido. Reuniões regadas com esse tipo de condução têm tudo para terminar em nada. Ainda mais quando o assunto trata de trivialidades.
No fim, você foi mais uma presa dessas armadilhas corporativas nas quais compromete a produtividade, a eficiência operacional da organização e, claro, a paciência das pessoas. E assim você passou por mais uma reunião mal estruturada.
Todos nós já nos sentimos entrincheirados em reuniões mal estruturadas ou mal conduzidas. Não importa se são reuniões semanais que perdem seu propósito ou aquela simples conversas para atualização de projetos. Por mais que estejam todos ali presentes, suas mentes ou olhares estão checando e-mails ou memes na internet.
Por mais desafiadoras que pareçam, há reuniões que são fundamentais para a circulação sanguínea da empresa. Afinal, uma boa reunião é um ótimo investimento do seu tempo e das outras pessoas.
O problema é quando muitas delas não são bem pensadas ou executadas, sendo até tóxicas em determinado momento, envenenando o ambiente corporativo e deixando aqueles mais engajados profissionais céticos ou desacreditados.
Há, inclusive, a tese de que uma boa reunião não pode ser formada por mais de 7 pessoas. Até porque espera-se mais produtividade, foco e eficiência quando o grupo de pessoas é menor. Quanto mais pessoas envolvidas, mais difícil será alcançar resultados significativos.
Porém, as coisas não são tão simples assim. E isso incluí fatores intangíveis para algumas pessoas. Há quem vê o convite de uma reunião como um sinal de status corporativo. Se você for um dos convidados(as), é porque você é importante. É uma simples (mas nem sempre inteligente) demonstração de ego que afeta tanto quem convida quanto quem é convidado.
E quando falamos de uma organização orientada à desempenho e times de alta performance, até uma simples reunião bem estruturada e executada pode ser um sinal dessa cultura.
Eu gosto de estruturar bons convites de agendas. Até assumo que nem sempre eu uso essa regra, mas prefiro me policiar na grande parte do tempo. E para isso, me norteio por esses tipos de dicas e compartilho aqui com você.
Precisa mesmo de uma reunião?
Se a comunicação assíncrona veio para ficar, por quê não usá-la? Uma mensagem bem enviada, com a objetividade e clareza bem definidas podem substituir uma agenda de 30 minutos. Por quê não?
Transforme a pauta da agenda em perguntas a serem respondidas
Ao mandar um convite para alguém, ao invés de descrever a agenda assim: “Prezados(as), marco essa reunião para tratarmos sobre os resultados do nosso time comercial do último trimestre.”
Pense em perguntas: como poderíamos aumentar nossa margem para o próximo ciclo? Como poderíamos reduzir o custo de aquisição? Como poderíamos melhorar a comunicação entre pares?. Assim, ao final da agenda, as respostas dessas perguntas poderão indicar maior produtividade daquela reunião.
Toda reunião deveria ser um workshop
Ao contrário das reuniões tradicionais, um workshop é baseado em uma estrutura com início, meio e fim orientado a objetivos claros e definidos nos quais engajam os participantes junto com o facilitador.
Além disso, encorajam a colaboração e a tomada de decisão quando pensados a partir de ferramentas de facilitação que permitem a participação das pessoas.
Por fim, uma vez ouvi que o trabalho de verdade acontece quando não estamos em reuniões. É quando as coisas reais acontecem.
Muitas vezes, negar o convite de uma reunião pode ser tão libertador e eficiente quanto a sua presença. Presença na qual só servirá para concordar com o que será dito e não trará nenhuma contribuição se não demonstrar algum nível de autoafirmação. Portanto, pense na possibilidade de não aceitar os convites. Isso também pode ajudar.
Por essas e outras que eu penso que, ao contrário de pautas com intenções vazias ou superficiais transformadas em tópicos incompreensíveis, toda reunião deveria ser estruturada com objetivos a serem alcançados.
Enquanto não alcançarmos todos os objetivos listados previamente, a reunião não poderá ser considerada eficiente. Isso colocará você, e cada participante, como responsáveis diretos pela produtividade daquela agenda.
