Uma comunicação feita de forma incompleta, parte em uma ferramenta, parte em outra, gera desencontros de informação, perda de tempo em buscar informações e contribui para uma péssima experiência dos clientes.
Mas o problema vai além. Feita de modo descentralizado e se tornando, assim, ineficiente ela também gera problemas para o público interno da organização, os colaboradores, responsáveis por fazer com que os negócios continuem evoluindo.
Hoje, os funcionários possuem mais ferramentas para se comunicar do que nunca (telefone, diversos aplicativos em redes sociais, diversos sistemas de videoconferência, aplicativo de mensagens instantâneas, e-mails), mas isso não quer dizer que a comunicação tenha se tornado mais eficiente.
Há também problemas relacionados à perda de horas buscando a informação recebida em uma das ferramentas disponíveis, ou resolvendo problemas causados por falhas ou excessos na comunicação, além da incapacidade de comunicar de forma objetiva as diretrizes da empresa.
De acordo com a pesquisa 2019 State of Employee Communication and Engagement Study, divulgada pela Dynamic Signal, 80% dos cerca de mil respondentes que atuam em empresas do EUA disseram que as falhas na interação promovem um estresse maior a ponto de se sentirem sobrecarregados por conta de uma comunicação fragmentada (70%) ou até desejarem sair da empresa (63%).
Além disso, cerca de 50% dos entrevistados também perceberam que os resultados do negócio foram impactados de forma negativa em razão de adversidades na relação com os públicos.
Fábio Fernandes, gerente de Produto na Dígitro Tecnologia, avalia que a comunicação centralizada, feita de forma constante e alinhada é uma necessidade no mundo corporativo, especialmente neste momento em que as pessoas estão trabalhando de casa e devem dispor de ferramenta única de comunicação:
“A agilidade na troca de informações, a necessidade de respostas rápidas e colaboradores que não mais dividem espaço físico são fatores que têm feito as empresas olharem com mais atenção para a comunicação interna”.
Com a demanda do mercado e o distanciamento social imposto pela pandemia, muitas empresas que não possuíam processos e softwares para comunicação interna, precisaram correr atrás do prejuízo.
Muitas vezes a comunicação deficiente pode ter impactos diretos em diversos setores, do financeiro ao RH.
Uma possibilidade, que gera engajamento e reduz o tempo de adaptação a uma tecnologia, é utilizar uma plataforma de comunicação unificada que possua usabilidade facilitada e se conecte com as mídias sociais mais comuns, centralizando as comunicações, assim como a rastreabilidade da comunicação e seu armazenamento, nessa conexão a informação fica armazenada no servidor onde reside o software de comunicação unificada, elevando os padrões de rastreabilidade e segurança.
“A estratégia de se conectar com as mídias mais utilizadas (WhatsApp, Messenger e Telegram), permite que parceiros, clientes e fornecedores usufruam da comunicação rápida e convergente. E disponibiliza ao colaborador em home office uma ferramenta única para responder e resolver o que for necessário, centralizando orientações, diretrizes, pedidos, orçamentos e a comunicação propriamente dita”, explica Fábio.
Para o especialista, alguns fatores devem ser levados em consideração ao escolher uma estrutura de software unificada, como por exemplo:
- Possibilidade de gestão de equipe local ou remota
- Previsibilidade com gastos e controle de custos
- Troca constantes de informações, sejam arquivos de áudio, vídeo, documentos, entre outros, atenção ao tipo de armazenamento proposto (estrutura multi-empresas ou dedicada)
- Atenção às políticas de privacidade das aplicações e também atentar ao gateway de voz integrado a ferramenta, que não tendo, pode gerar gastos adicionais relevantes para a instituição para permitir ampla comunicação
- Optar por uma solução que suporte o controle dos dispositivos pelo usuário em outros dispositivos, como notebooks, tablets e smartphones.
