Por Érika Fraccaroli, Gerente de Contas na Softplan, com co-autoria de Fernando Naim Schmitz, Coordenador e Head de Produto na Softplan.
Pauta regular e de certa maneira reservada à iniciativa privada, a transformação digital deixou de ser tabu para se tornar “ação estratégica” na gestão pública e está demonstrando seu valor de forma extraordinária. Em busca de continuar relevante e garantir a prestação de serviços públicos aos cidadãos diante de uma pandemia sem precedentes, o uso da tecnologia na formação de governos mais digitais tem conseguido provar sua essência.
É inegável, por números e fatos, que a tecnologia vem quebrando paradigmas até então imutáveis na relação governo versus cidadão, mostrando ser capaz de transformar nosso tempo com celeridade, eficiência e transparência mesmo em cenários atípicos.
Recentemente, o Governo de Santa Catarina anunciou a formação de um Governo Sem Papel e já gerou uma economia de mais de R$ 72 milhões aos cofres catarinenses, considerando órgãos, secretarias e autarquias estaduais. O desafio de reduzir as pilhas de papel de processos físicos começou na Secretaria de Estado de Administração (SEA) em outubro de 2018 e, em pouco tempo, já coloca o Estado como um dos mais avançados do país em termos de digitalização na administração pública.
Atualmente a automatização de processos é uma das principais bandeiras do Governo Estadual na busca por mais eficiência na prestação de serviços e, num tempo recorde de 100 dias – entre janeiro e abril de 2019 – conseguiu tornar Santa Catarina 100% digital. Desde então, o Governo Sem Papel se tornou exemplo na redução da emissão de poluentes, preservação de recursos naturais e na otimização do tempo dedicado a tarefas diárias que envolvem documentos internos e externos de interesse público.
A adesão mais recente da iniciativa vem da Companhia Catarinense de Águas e Saneamento (CASAN), empresa de capital misto, que, ao completar 50 anos de história, no último dia 2 de julho, lançou oficialmente o projeto “CASAN Sem Papel” como uma de suas diretrizes de crescimento sustentável e de futuro. A ação vinda da empresa, reconhecida por sua excelência dentro e fora do Estado, chancela as intenções de tornar o Estado uma referência digital para o país.
Desde a implantação do Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e), ferramenta desenvolvida pela Softplan com propósito de modernizar a Gestão Pública e que digitaliza a abertura e tramitação de processos antes feitos integralmente no modo físico, a companhia conseguiu economizar R$ 1,4 milhão, além de garantir a preservação de 7 milhões de litros de água, 70 árvores e três mil quilos de papel (veja os resultados em tempo real). Tudo isso em apenas seis meses. A economia está relacionada ao valor que seria necessário para a aquisição de materiais de escritório e malote/transporte de documentos, fora a redução no custo de armazenamento e as horas dedicadas pelos funcionários na busca por informações em pastas físicas. Enquanto os recursos naturais preservados referem-se ao que seria “consumido” para a produção dos processos físicos.
A rápida compreensão e adaptação dos cerca de 2,5 mil funcionários ao sistema digital foi crucial para o sucesso da transição em um curto espaço de tempo. Todos entenderam que era preciso se reinventar para seguir prestando atendimento à comunidade de forma segura e eficaz, pela pandemia, mas também pelo fortalecimento da Cultura, que inclui trabalho remoto, híbrido e sustentável. A transformação digital no setor público não acontece apenas com a aquisição de softwares de ponta, é preciso que o usuário final, funcionário ou cidadão, abrace essa transformação e foi o que ocorreu na CASAN. Prova disso é a produtividade alcançada desde janeiro: foram registrados 48 mil processos abertos e/ou em andamento na empresa neste ano.
Para tal efeito, a equipe de residentes da área de Gestão Pública da Softplan e a direção da empresa se dedicaram a capacitação de profissionais multiplicadores de conhecimento dentro das mais diversas áreas e que estenderam as informações aos demais colegas de trabalho nas mais de 200 unidades da CASAN espalhadas em Santa Catarina. Com o plano de comunicação e de capacitação concluído, em um só dia mais de 156 assuntos passaram a tramitar de forma 100% digital, a maioria deles relacionados a processos internos e de recursos humanos, e outros focados no atendimento ao cidadão.
A virada de chave e o alinhamento com a atualização digital do Governo de Santa Catarina mais do que um indicativo de renovação do compromisso da CASAN em seguir presente no dia a dia dos catarinenses é uma renovação do pacto da companhia ao cumprimento dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU e na busca por mais lisura e celeridade nos processos que envolvem instituições e recursos públicos.
