Buscar uma nova forma de seguir as rotinas de trabalho em tempos de isolamento social, oferecer ferramentas para o trabalho remoto e garantir agilidade e transparência às funções administrativas tem sido uma das tarefas do Ministério Público de Santa Catarina (MPSC) nos últimos meses.
Com o avanço da pandemia do coronavírus, esse movimento de transformação digital precisou ser acelerado na instituição.
Para esse desafio, o MPSC contou com o apoio da Softplan, de Florianópolis.
E é com o Sistema de Gestão de Processos Administrativos, que o órgão vem fazendo a transformação digital no setor público ser uma realidade.
O sistema está em uso há 6 anos e nos últimos meses o uso de processos digitais ganhou força e provocou uma inversão total dos números:
- Janeiro de 2020: 98% dos processos e documentos eram físicos (em papel).
- Julho de 2020: 88% dos processos e documentos são digitais.
De acordo com Orlando da Silva Baptista, gerente de Sistemas de Informação do MPSC, a transformação digital está mudando positivamente as atividades do MPSC de formas que, há algum tempo, seriam improváveis:
“O apoio da alta Administração e o engajamento de todos os funcionários estão sendo importantes para superar os desafios enfrentados nesse processo”.
Para Bele, esse movimento pode ser medido por meio de comparações com o modelo de trabalho anterior, como por exemplo:
- A ruptura na forma de trabalho com relação à transferência do meio físico para o digital, alteração que demanda grande esforço na quebra de paradigmas e aspectos culturais dentro do MPSC.
- Receio de que os dados pudessem ser perdidos ao usar o processo digital.
- Limpeza e acompanhamento das filas de trabalho.
- Eliminação de planilhas e e-mails paralelos para o controle de processos.
- Falta de conhecimento no uso da ferramenta.
- Processos físicos antigos que deverão ser transformados em digital.
Um dos pontos considerados cruciais neste momento foi a missão de sensibilizar e recapacitar os servidores do MPSC, o que foi feito em tempo recorde pela equipe de capacitação da Softplan e também reflete nos resultados positivos que vêm sendo colhidos.
“Em 3 encontros virtuais com uma média de 250 servidores participantes, tivemos a certeza de que a recapacitação foi bem recebida e muito bem aproveitada pelos servidores pois houve muita interação, além dos feedbacks extremamente positivos”, ressalta Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação da Softplan.
Além das videoaulas, foram produzidos diversos artefatos e materiais didáticos que auxiliarão permanentemente os usuários.
Para Denise da Cunha Keineck, coordenadora de Planejamento do MPSC, as capacitações são um “excelente suporte pelos canais disponibilizados e o curso cumpre o nivelamento necessário nas principais funcionalidades do Sistema para o trâmite digital dos processos”.
As avaliações feitas pelos servidores qualificaram o ciclo de recapacitações com uma média de satisfação geral de 9,1.
Já para o subprocurador-geral de Justiça para Assuntos Administrativos do MPSC, Fábio Strecker Schmitt, o maior desafio foi “a mobilização de um grande número de pessoas que passariam a ser usuárias do sistema, passando a trabalhar no processo digital, e o treinamento desse contingente de novos usuários. A adequação de alguns fluxos de trabalho também foi necessária”.
Além das ações de recapacitação, o MPSC e a Softplan disponibilizam quatro canais de atendimento aos servidores, um deles uma equipe residente formada por quatro profissionais que atuam diretamente no órgão público.
“O papel da equipe residente no MPSC é construir uma base sólida de entrega de valor e de fortalecimento das relações. Estamos o tempo todo monitorando indicadores de desempenho e trocando informações com os gestores do sistema para contornarmos os gargalos e explorarmos as funcionalidades do Sistema ao máximo”, explica Nildo Beppler Junior, Coordenador da equipe.
Hoje em dia mais de 70 atividades administrativas são monitoradas pelo sistema.
