Por Pedro Cunha, diretor de tecnologia e sócio da Epicora.
Em quase toda empresa média que conheço em Santa Catarina, a conversa chega do mesmo jeito. A empresa cresceu, a planilha “não dá mais”, e alguém precisa decidir entre comprar um ERP ou mandar fazer um sistema. Parece uma decisão de tamanho. Quase nunca é.
Planilha não quebra por ter muitas linhas. Um analista sozinho toca uma operação inteira numa planilha bem-feita por anos. E uma empresa de dez pessoas pode estar perdendo dinheiro com uma planilha de duzentas linhas. O que decide não é o volume. É quem mexe no arquivo, quem depende do número e quantas vezes o mesmo dado é digitado.
Três ferramentas, três trabalhos
Ajuda separar o que cada uma faz bem. O ERP de mercado é o lugar do registro: nota fiscal, estoque, financeiro, folha. São processos que a lei ou o setor definem, iguais para você e para o concorrente. Comprar pronto costuma ser a escolha certa, porque alguém mantém aquilo atualizado por você.
A planilha é o lugar da conta rápida. A simulação que uma pessoa faz, a análise que se monta uma vez e não se repete. Para isso, nada supera.
O sistema próprio é o lugar da regra que só a sua empresa tem. O critério de comissão, o jeito de medir meta, o fluxo de aprovação que nasceu da experiência da casa. Nenhum fornecedor vai priorizar isso, porque serve a um cliente só. Na prática, as três convivem. O problema aparece quando uma passa a fazer o trabalho da outra.
O caso das cinco academias
A Fitness Academia tem mais de duas décadas de estrada e cinco unidades entre Chapecó e Cunha Porã. Toda venda, todo plano e todo cancelamento já ficavam registrados no ERP do setor, a NextFit. O dado existia. O que não existia era uma leitura confiável da meta comercial.
A meta era acompanhada numa planilha à parte, preenchida à mão a partir do próprio ERP. Cada unidade tinha o seu critério do que contava como venda, então os números não se comparavam. A consultora, que é quem precisa saber quanto falta para bater, dependia de perguntar ao gestor. E o gestor abria cinco arquivos para enxergar a rede.
O reflexo comum, nessa hora, é culpar o ERP: “ele não me mostra o que eu preciso”. Trocá-lo teria sido caro e não resolveria nada. O ERP fazia bem o trabalho dele. O que faltava era um lugar para a regra da casa.
Então o ERP ficou. O sistema que a nossa equipe construiu não aceita venda digitada: ele consulta a NextFit a cada cinco minutos e aplica a mesma regra nas cinco unidades. Só venda de plano conta na meta. A meta é da unidade, e cada consultora vê quanto contribuiu para ela.
No primeiro mês fechado com o sistema no ar, a rede chegou a 104% da meta, com quatro das cinco unidades acima do número. Quem vendeu foram as consultoras, não o software. A diferença é que o percentual, pela primeira vez, saiu de um critério único, e não de cinco planilhas. Nas semanas seguintes, o próprio cliente cadastrou os quinze acessos da equipe e lançou as metas até dezembro.
O erro caro é trocar de lugar sem precisar
Esse padrão se repete em outros setores. A frustração com o fornecedor do ERP é real, e se confunde com problema de sistema. Trocar o ERP porque falta uma tela é refazer implantação, treinamento e migração de dados para ganhar uma tela.
O erro também acontece no sentido contrário. Construir do zero emissão fiscal ou folha de pagamento é assumir uma manutenção que não acaba, sem nenhuma vantagem sobre o concorrente. E manter na planilha um processo que virou o centro da operação comercial é aceitar que o número mais importante da semana dependa de alguém digitando certo.
3 perguntas antes de decidir
Antes de comprar ou contratar qualquer coisa, vale fazer três perguntas sobre cada planilha que a equipe mantém viva.
De onde vem o número? Se ele já existe em outro sistema e alguém o copia, o caminho é ler de lá. Não é trocar o sistema.
Quem define a regra? Se é a lei ou o mercado, compre pronto. Se é a sua empresa, a regra merece um lugar próprio, porque é ela que diferencia o seu negócio.
Quantas pessoas dependem desse número para trabalhar? Se é uma, a planilha resolve. Se é uma equipe inteira, com critérios que precisam bater entre si, já não resolve.
Nenhuma dessas perguntas fala de tamanho. Por isso a empresa pequena às vezes precisa de sistema antes da grande. E a grande, às vezes, não precisa de nada novo: só de ligar o que já tem.
A planilha raramente deixa de servir por estar grande. Ela deixa de servir quando passa a guardar uma regra que a empresa inteira usa e que ninguém consegue conferir.
