Por Guilherme Reitz , fundador e CEO da Yungas.
As planilhas não vão desaparecer, e nem precisam. O problema começa quando uma ferramenta criada para organizar tarefas passa a sustentar a gestão de uma operação inteira. À medida que as empresas crescem, aumenta a complexidade de coordenar equipes, integrar áreas e manter informações atualizadas. Quando dados e processos dependem de arquivos dispersos, atualizações manuais e diferentes canais de comunicação, o que deveria facilitar a rotina pode se tornar um gargalo. A questão, portanto, não é abandonar as planilhas, mas reconhecer quando elas deixam de acompanhar a velocidade e a complexidade do negócio.
Os dados mostram que investir em tecnologia não elimina todos os desafios da gestão. Segundo o Panorama de Dados 2025, da HubSpot, 87% das empresas brasileiras consultadas afirmam ter sistemas majoritariamente ou totalmente integrados. Ainda assim, 81% dos profissionais recorrem a ferramentas paralelas para gerenciar dados, e 63,5% relatam atrasos ou erros causados por informações conflitantes entre sistemas. O levantamento ouviu 200 profissionais em posições de liderança.
O custo dessa fragmentação vai além do tempo gasto preenchendo tabelas. Quando informações sobre projetos, metas, clientes e resultados ficam espalhadas por diferentes sistemas, os gestores precisam consolidar dados antes mesmo de começar a analisá-los. Também aumenta o risco de decisões baseadas em versões desatualizadas ou inconsistentes da realidade. Em vez de identificar tendências e agir sobre os problemas, as equipes acabam dedicando parte do expediente a conferir números, corrigir divergências e reconstruir o histórico de uma operação. Plataformas integradas podem reduzir esse retrabalho ao conectar informações e indicadores, dando às diferentes áreas uma visão mais consistente do que está acontecendo.
Essa integração se torna ainda mais importante com o avanço da inteligência artificial. A tecnologia pode acelerar análises e identificar padrões, mas não corrige automaticamente dados incompletos nem resolve contradições entre sistemas. Se cada área trabalha com uma versão diferente da informação, a IA pode apenas produzir respostas mais rapidamente, sem necessariamente torná-las melhores. Para gerar valor, ela precisa estar conectada a dados confiáveis, processos bem definidos e critérios claros de acesso e governança. O diferencial não estará apenas em adotar novas ferramentas, mas em preparar a estrutura da empresa para que elas funcionem em conjunto.
O fim das planilhas, portanto, não é o objetivo. O que precisa ficar para trás é a dependência de processos fragmentados para administrar negócios que exigem escala, agilidade e integração. Crescer não deveria significar multiplicar controles manuais nem obrigar gestores a gastar mais tempo reunindo informações do que analisando resultados. A transformação acontece quando a tecnologia deixa de criar novas camadas de trabalho e passa a simplificar a rotina, conectar pessoas e processos e apoiar decisões melhores.
