Com a chegada da pandemia no Brasil, o trabalho remoto foi uma das soluções implementadas para manter os profissionais ativos e seguros. Entretanto, talvez por ter sido forçada, essa mudança veio sem planejamento e carente de uma estrutura adequada.
As empresas, então, não tinham absoluta certeza de que esse novo modelo funcionaria a contento. Interessante é que, em muitos casos, o home office já era um pedido frequente de muitos funcionários. Com a pandemia, esse modelo de trabalho tornou-se uma solução.
Após um ano e meio, ele é uma realidade, e as empresas se mostram abertas a manter, pelo menos, um modelo híbrido de trabalho.
Segundo a pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral, em parceria com a Grant Thornton, pelo menos 58,8% dos entrevistados acreditam ser mais produtivos no trabalho remoto, contra 15,8% que julgam ser menos produtivos. Para pessoas em cargos de liderança, ao menos 61,5% também consideram-se mais produtivos trabalhando de casa.
Portanto, tudo indica que o trabalho remoto veio para ficar. Todavia, para que funcione mesmo, sem qualquer sombra de dúvida, caberá a cada empresa estabelecer metodologias de controle eficientes, que propiciem a mesma qualidade e igual rendimento das atividades presenciais.
Como nossa intenção é sempre colaborar com nossos parceiros, separamos algumas dicas que podem ser úteis na implementação desse novo sistema em sua empresa.
COMO FAZER O HOME OFFICE FUNCIONAR
O home office tornou-se possível graças às tecnologias, que avançaram muito nos últimos tempos. A expansão das redes e sua rapidez, no intercâmbio das informações, permite hoje a interligação, em tempo real, entre o trabalhador e sua empresa.
Assim, o trabalho remoto é tão eficiente quanto o presencial, embora exija um comprometimento maior do funcionário. Todavia, é preciso ressaltar que muitas empresas e funcionários reclamam de problemas como:
- Definição clara dos processos
- Adequação das entregas e reuniões
- Falhas de comunicação
- Falta de equipamentos de qualidade
- Falhas de conexão para troca online de informações
- Aumento do fluxo de trabalho
Identificar os problemas é sempre a parte mais fácil. Encontrar soluções é mais difícil. A padronização de condutas para ocorrências mais comuns, por exemplo, pode ser uma boa saída. Dessa forma, restará a cada um, com sua criatividade, achar o melhor caminho para os casos não previstos.
A 1Doc veio para revolucionar e solucionar as dores de quem ainda sofre com o home office. A plataforma Workplace foi criada para que os colaboradores tenham tudo em um único local e com um único acesso.
Os funcionários encontram a possibilidade de ter fluxos de trabalho personalizados, dados de desempenho e comunicações para todos.
Além disso, tem modo de visualização em calendário e kanban, assim como alertas de prazos para acompanhar o andamento de cada demanda. Confira mais detalhes da plataforma 1Doc:
- Comunicações de todos os setores da empresa Rastreabilidade: É possível saber cada atualização do processo ou documento, quem leu, data, hora, assinatura e status.
- A plataforma gera gráficos de desempenho individual e por setor que facilitam a avaliação dos gestores.
- Desenho de fluxos de trabalho personalizados para cada necessidade da gestão.
- Modelos de acompanhamento em lista, calendário ou Kanban.
Veja mais detalhadamente como cada problema do home office pode ser solucionado e como a plataforma da 1Doc pode auxiliar em cada uma delas:
ACABE JÁ COM O MICROGERENCIAMENTO
O microgerenciamento é um modelo que pode acabar com a produtividade de um time, já que o líder interfere inúmeras vezes na demanda que está sendo realizada. Ficar na cola não é saudável para ninguém e pode acabar com a motivação da equipe.
Tal método tira a liberdade e a autonomia dos funcionários que acabam sendo impedidos, muitas vezes, de usarem seu potencial criativo no exercício de suas tarefas.
Confira o vídeo do Roberto Brasileiro e confira um exemplo de microgerenciamento:
Neste caso, o líder que realiza o microgerenciamento está o tempo inteiro questionando o time sobre como estão as coisas para que possa ter o controle. Esse tipo de problema acontece por ausência de visibilidade sobre o que está sendo realizado e falta de confiança na equipe. Apresentamos algumas soluções para que o microgerenciamento não seja necessário:
- Calendário ou uso do Kanban para acompanhar as demandas
- Definição de prazos
- Comece a trabalhar com objetivos e metas, com foco nos resultados de cada time.
Todas essas soluções são possíveis com o Workplace da 1Doc.
COMUNICAÇÃO ASSÍNCRONA
A comunicação assíncrona é uma das soluções para eliminar a necessidade de respostas imediatas, ou seja, furar a fila das atividades que precisam ser realizadas pela equipe.
Utilizar uma comunicação assíncrona é saber como aproveitar os meios de comunicação interna e externa para obter melhores resultados para a empresa e maior produtividade do time.
A plataforma 1Doc oferece a solução da seguinte forma:
Desde o início de um processo, os envolvidos são notificados, ficando cientes da sua participação e das expectativas para cada demanda.
Nos processos de trabalho, cada cliente pode ter seu próprio fluxo, onde desenha as etapas e pessoas envolvidas em cada uma delas.
Após finalizado o papel de determinados colaboradores em uma etapa, passa-se para a próxima e assim o fluxo de trabalho segue normalmente até ser finalizado.
É claro que a comunicação não fica somente nas notificações. Toda vez que um colaborador precisa do apoio de um colega, pode citá-lo dentro de alguma etapa, ou caso sinta necessidade de um apoio mais formal, que não estava previsto no início do projeto, ele pode gerar uma demanda para um colega ou setor.
RELATÓRIOS DE DESEMPENHO PARA MONITORAR À DISTÂNCIA
Acompanhar o desempenho dos funcionários que trabalham à distância é primordial e pode ser implementado de forma fácil. Para isso o Workplace da 1Doc permite que:
- Todo o fluxo de trabalho será criado na plataforma. Assim, da entrada da demanda até sua finalização, é possível acompanhar o fluxo, os prazos das etapas e, depois, analisar depois analisar como foi a entrega de cada pessoa envolvida.
- O gestor não precisa ficar em cima do colaborador, apenas definir métricas para avaliar o trabalho e conferir se está tudo acontecendo normalmente, por meio de diagnósticos elaborados pela plataforma.
- É possível ter acesso ao tempo de resolução de tarefas e porcentagem de demandas resolvidas.
- O gestor consegue analisar todo o processo e identificar onde existem gargalos que podem atrasar o fluxo. Geralmente, os dados podem ajudar até mesmo a identificar setores em que é necessário investir em contratações. Já que nem sempre os atrasos estão ligados ao desempenho fraco do profissional, pode ser um indicador de falta de equipe.
ACESSO EM NUVEM
Para que o dia-a-dia de trabalho seja ágil é fundamental que todas as informações estejam reunidas em um só lugar e de fácil acesso.
Quando o time realiza o trabalho acessando apenas uma plataforma, a produtividade será muito maior do que a necessidade de acessar mais de 5 plataformas e aplicativos diferentes.
REUNIÕES OBJETIVAS
Durante a pandemia, muitas chamadas de vídeo ou pequenas reuniões começaram a ser realizadas, para resolver problemas que poderiam facilmente ter sido solucionados por e-mail ou alguma outra plataforma de gestão. Entretanto, esses acontecimentos acabam prejudicando ainda mais a produtividade e as entregas do time.
Para uma reunião efetiva tenha um objetivo que seja claro, tanto para você quanto para o time. Por isso, é imprescindível que você esteja bem preparado para transmiti-lo ao grupo. Caso contrário, a reunião não alcançará sua finalidade, podendo resultar na necessidade de marcar um novo encontro.
Para qualquer empresa, o tempo é um bem muito valioso. Confira o vídeo da Endevor Brasil e tenha ainda mais informações sobre as reuniões de sucesso!
COM A FERRAMENTA CERTA, O HOME OFFICE DECOLA
Para o home office funcionar efetivamente é essencial ter ferramentas capazes de integrar a equipe, organizar as demandas e avaliar resultados constantemente.
Ou seja, a plataforma Workplace da 1Doc oferece as soluções ideais para cada problema sinalizado pelos colaboradores e gestores de empresas.
Um time de sucesso precisa das ferramentas e do apoio de seus líderes, implemente já soluções e deixe as reclamações de lado!
