A CDL de Florianópolis, órgão que atua junto aos lojistas para potencializar o desenvolvimento econômico e social das cidades, passou por uma transformação digital e, agora, presta serviços mais ágeis aos associados e fornecedores.
A implementação da plataforma 1Doc, feita em agosto, já mostra resultados significativos, como: resolução de demandas até dez vezes mais rápido, formalização de acordos na metade do tempo, serviços disponíveis 24h aos clientes e redução do tempo médio de assinatura. O projeto contou com o apoio de toda a equipe da instituição, além do incentivo da diretoria da entidade.
Apesar de o e-mail já ser uma ferramenta usada pela CDL, a grande maioria dos protocolos e serviços entrava no sistema via processos físicos.
“A necessidade da instituição era dar mais agilidade aos processos internos. Embora assinar digitalmente também fosse uma de suas dores, transformar seus processos em digitais e se livrar dos papéis era a maior”, explica Tânia Hoffmann, gerente geral da CDL Florianópolis.
No caso de novos associados, por exemplo, havia a obrigação de assinatura em papel, o que trazia despesas com envios de papelada e, algumas vezes, deslocamento de um responsável comercial para recolher documentos ou coletar e autenticar assinaturas. Hoje, todo o processo é feito na plataforma e, automaticamente, o novo associado é integrado ao CRM utilizado pela entidade.
Em três meses de implementação, já foram mais de 1.120 documentos gerados e mais de 440 assinaturas. Além do aumento na produtividade, a digitalização reduziu muito os custos com papel.
A plataforma também permitiu a integração de 11 setores, como SPC, CDL jovem, comercial e jurídico, centralizando processos, otimizando a gestão e trazendo mais agilidade ao tempo de retorno.
“Hoje temos onze protocolos em produção dentro da solução da 1Doc. Esperamos crescer ainda mais, melhorando os processos e automatizando as informações através de integração entre os sistemas utilizados pela CDL de Florianópolis”, comenta Tania Hoffmann, gerente geral da CDL Florianópolis.
COMO FOI A IMPLEMENTAÇÃO
A 1Doc fez uma imersão dentro da CDL associada a troca constante de informações para demonstrar aos colaboradores as possibilidades da plataforma e, ao mesmo tempo, entender e customizar nossa solução ao máximo.
Inicialmente foram configurados os processos de novos associados através de formulários dinâmicos dentro da plataforma em um módulo chamado de “Processo Administrativo, onde cada setor era responsável por uma etapa. Depois dessa etapa, percebeu-se que, no meio digital, seria necessário rever o processo e aprimorar as fases, deixando-as mais enxutas e de fácil compreensão.
O processo de inclusão de novo associado com o CRM utilizado também foi integrado. Uma vez que a entrada é marcada como oportunidade ganha, o processo é criado e tramita na 1Doc, finalizando com a assinatura dos envolvidos.
VANTAGENS ABRANGEM A PARCERIA
Um exemplo de parceria que ganha muito com a digitalização da CDL Florianópolis é a TOPMED. Desde o processo de associação na CDL, tudo é feito totalmente on-line e sem papel, de forma muito mais objetiva.
Os associados da TOPMED têm um canal direto onde recebem toda a atenção às suas dúvidas, simplificando para eles e para a própria CDL.
UM PRIMEIRO PASSO ESSENCIAL PARA CDLs DE TODO O PAÍS
“O mundo em que vivemos não tem mais espaço para processos lentos que fazem todos perderem tempo. No setor do comércio, qualquer segundo perdido pode representar uma oportunidade desperdiçada”, acredita Leticia Pedrini de Araújo, customer success da 1Doc.
Ela complementa que “a relação entre dirigentes lojistas, microempreendedores e CDL é vital para o crescimento de diversas regiões do nosso país. Por isso, simplificações que tragam uma melhor comunicação entre todos e maior rapidez nas soluções que cada um espera, são o melhor caminho para o futuro que, juntos, podem conquistar”.
