Por Michelle Witkowski, arquivista da 1Doc
O gestor público deve sempre buscar uma excelente comunicação com sua comunidade. Além de tudo, evidenciar a segurança, o trâmite, acesso e a qualidade no atendimento e na informação do seu serviço prestado à população. Afinal, um dos objetivos da administração pública, é “assegurar o interesse do cidadão”.
Mas, para que isso realmente aconteça, precisamos de ferramentas para garantir que o fluxo informacional ocorra sem prejuízos para ambas partes.
Neste momento, há uma união da gestão documental arquivística, que é os conjuntos de procedimentos e operações técnicas da produção até a guarda do documento, e o seu órgão público.
Em virtude de que para toda comunicação ou atividade pública que acontecer, é produzido um documento, que anteriormente era elaborado no papel, e hoje vive a nova realidade, já nasce no formato digital…
No ato de gerar documentos arquivísticos digitais, leva-se em consideração 3 pilares da credibilidade de um documento arquivístico digital. Sendo a autenticidade, a confiabilidade e a acurácia.
- Autenticidade: está ligada a preservação da identidade documental, garantindo que o documento diz ser o que é, estando livre de adulteração ou algum tipo de corrupção.
- Confiabilidade, faz ligação com a veracidade das informações contidas. Afirmando que aquele conteúdo realmente foi produzido pelo servidor, no seu setor responsável, com nível de segurança de acesso.
- Acurácia, sendo o grau de credibilidade dos dados contidos no documento, com ligação da veracidade,exatidão e precisão.
Esses pilares são as afirmações de que o documento digital que está sendo produzido na sua instituição, é íntegro, completo e inalterado.
A plataforma 1Doc ajuda organizações a garantir os pilares listados acima. Na plataforma é feito o registro de produção documental, por nome de usuário, data e horário.
Além de conter perfis de usuários que garantem a segurança de níveis de acesso. Inclusive registra o usuário que teve acesso e que também fez a leitura do documento.
Por esse motivo, a 1Doc já está presente em todo Brasil, beneficiando dezenas de milhões de pessoas com processos digitais, gerência eletrônica de documentos (GED) e assinaturas digitais.
