O termo em inglês “onboarding” vem sendo frequentemente usado há algum tempo para definir um processo muito simples, mas de extrema importância dentro das empresas: o de integração de novos colaboradores com suas funções, valores e cultura do local de trabalho.
Mas, vamos com calma, o que significa a palavra “onboarding”? Literalmente, quer dizer “embarque”, o que faz muito sentido considerando a intenção de seu uso dentro do universo corporativo. A realização do onboarding tem como objetivo justamente facilitar o embarque, o início da jornada conjunta entre colaborador, empresa e liderança.
Digo que este processo pode facilitar a jornada para ambas as partes porque a vivência dentro da empresa é uma relação simbiótica: a liderança precisa do colaborador, e vice-versa. Ou seja, um novo funcionário que tenha sua adaptação facilitada pelo líder vai compreender a dinâmica da empresa mais rapidamente, vai poder assumir as atividades em um menor espaço de tempo e, consequentemente, tranquilizar a liderança.
A prova desses argumentos está em um estudo do Glassdoor, site americano voltado à avaliação de empresas, em que se descobriu que um processo de onboarding bem desenvolvido pode aumentar a taxa de retenção de colaboradores em 82%, além de ampliar a produtividade em mais de 70%.
Isso acontece principalmente porque o onboarding não é apenas um processo com objetivo exclusivamente administrativo: também serve para que o colaborador socialize e se sinta parte do ambiente, da equipe, logo de início. Ou seja, é um desenvolvimento comportamental também!
A busca por socialização é uma parte tão importante da jornada do ser humano, até mesmo dentro do local de trabalho, que um estudo da BambooHR revelou que, de 1000 funcionários que saíram de novos empregos nos primeiros seis meses, 17% disseram que “um sorriso amigável ou um colega gentil teriam feito toda a diferença”. É claro que esse dado também demonstra a importância de estimular uma cultura de socialização dentro da empresa, por parte de todos os colaboradores.
Agora, uma reclamação constante relacionada ao processo de onboarding é ele não ser claro o suficiente quanto às atribuições individuais do novo contratado. Na mesma pesquisa citada anteriormente, 23% dos entrevistados que largaram o emprego novo afirmaram que gostariam de ter tido instruções mais claras sobre suas tarefas dentro da empresa.
Uma reclamação como esta pode ser facilmente resolvida com a utilização do método de onboarding digital. Mas, primeiramente, vamos entender a diferença entre o onboarding presencial e o digital: o onboarding presencial é o mais tradicional, e geralmente inclui momentos de orientação, apresentação, acompanhamento e apoio individual de um par durante os primeiros dias de trabalho do profissional recém-contratado.
O onboarding digital, por outro lado, se popularizou principalmente durante a pandemia da Covid-19, quando vários processos precisaram ser adaptados para o sistema remoto por conta do isolamento e home office. Este sistema é mais padronizado e objetivo, já que não depende da instrução de uma liderança, e permite que o colaborador estude e se adapte ao seu novo ambiente de trabalho de forma mais personalizada.
A personalização do estudo ocorre porque o novo colaborador tem a possibilidade de utilizar o onboarding digital como um guia, uma espécie de FAQ a ser consultada sempre que uma dúvida surgir. Também não há ruídos de comunicação ou divergências interpretativas da fala, já que todos os detalhes estão dispostos em um material já revisado.
Além disso, este método é mais prático e viável para a empresa, que não precisará dispor do tempo de um ou mais funcionários experientes para acomodar o recém-contratado.
Um exemplo prático de empresa adepta ao onboarding digital é a Amazon. Com o tamanho e demanda que ela recebe todos os dias, é impossível parar o dia de um colaborador experiente para ser o guia de um recém-chegado.
O processo então, é simples: todos os dados, credenciais, formulários e senhas são enviados ao funcionário antes do seu primeiro dia e a plataforma online de aprendizado também é disponibilizada. A partir disso, espera-se que o colaborador trilhe o seu próprio caminho, utilizando todas as ferramentas que lhe foram oferecidas.
Outro case digno de menção, e mais próximo da realidade brasileira, é o da Oi. A empresa de comunicações notou uma dificuldade na realização do seu processo de onboarding, dada a abrangência de suas operações físicas, o que resultava em um déficit na padronização do onboarding de novos funcionários, que era frequentemente terceirizado.
Ao decidir pela mudança, a empresa investiu em uma série de ações para compreender o que poderia ser melhorado no processo. Foram realizados benchmarks, focus groups, revisão de conteúdos e criação de uma nova identidade visual.
Tudo isso culminou no lançamento do Passaporte Oi, um sistema completamente digital feito especialmente para facilitar o processo de onboarding dentro da empresa. A plataforma inclui pesquisas voltadas para feedback e a disponibilização de treinamentos para os recém-chegados. Os resultados são impressionantes: já foram recebidos mais de sete mil feedbacks e 100% dos funcionários realizaram os treinamentos sugeridos.
Com todas essas vantagens, que vão desde comunicação eficiente até melhor aproveitamento do tempo de todos, não é surpresa que eu tenha uma tendência a defender o método de onboarding digital e, inclusive, o utilize como escolha primária de onboarding na TOT.
Claro que a forma como o onboarding será feito deve ser escolhida a partir do que for melhor para o seu negócio, o importante é que o colaborador absorva o conteúdo, adquirindo compreensão integral das suas atribuições e da cultura da empresa em que está começando.
